Yhteinen työympäristö – turvallisuus syntyy yhteistyöstä

Esihenkilön rooli

Esihenkilö toimii työnantajan edustajana ja vastaa omien työntekijöidensä työturvallisuudesta sekä hyvinvoinnista myös yhteisessä työympäristössä. Vastuu ei vähene, vaikka esihenkilö ei työskentelisi samassa toimipaikassa.

Esihenkilön keskeiset tehtävät:

• Huolehtia omien työntekijöidensä turvallisuudesta ja terveydestä työssä.
• Tarkkailla työympäristöä, työyhteisön tilaa ja työtapojen turvallisuutta sekä huomioida työhön, työolosuhteisiin ja muuhun työympäristöön ja työntekijän henkilökohtaisiin edellytyksiin liittyvät seikat omien työntekijöidensä osalta.
• Selvittää työympäristöön liittyviä fyysisiä ja psykososiaalisia ongelmia sekä arvioida, koskevatko ne vain omaa henkilöstöä vai laajemmin kaikkia tilojen käyttäjiä.
• Tehdä yhteistyötä muiden organisaatioiden esihenkilöiden kanssa tilanteissa, joissa ongelmat tai riskit koskevat yhteisiä tiloja.
• Vastata työntekijöiden perehdytyksen järjestämisestä, mukaan lukien yhteiskäyttötilojen käytännöt, turvallisuusohjeet, poistumistiet ja muut paikalliset toimintatavat.
• Käynnistää epäasiallisen kohtelun, häirinnän sekä muiden työsuojeluasioiden käsittelyprosessit ja tekee tarvittaessa yhteistyötä muiden työnantajien kanssa.
• Huolehtia, että työn vaarojen arviointi päivitetään esimerkiksi yhteiseen työympäristöön siirryttäessä.

Esihenkilöltä edellytetään

• aktiivista yhteistyötä muiden toimijoiden kanssa
• säännöllistä yhteydenpitoa työntekijöihin myös etäjohtamistilanteissa
• kykyä tunnistaa, mitkä asiat voidaan ratkaista omassa organisaatiossa ja mitkä edellyttävät yhteisiä ratkaisuja.

Työntekijän rooli

Työntekijä on vastuussa omasta turvallisesta toiminnastaan, yhteisten pelisääntöjen noudattamisesta sekä havaintojen ja ongelmien ilmoittamisesta työnantajalle. Työntekijän toiminta vaikuttaa myös muiden tilankäyttäjien turvallisuuteen ja työhyvinvointiin.

Työntekijän keskeiset tehtävät:

• Noudattaa yhteisesti sovittuja pelisääntöjä ja toimintatapoja.
• Käyttää yhteisiä tiloja vastuullisesti sekä huolehtii siisteydestä ja järjestyksestä.
• Ilmoittaa havaitsemistaan vioista, puutteista, vaaratekijöistä ja turvallisuusriskeistä työnantajalle ja tarvittaessa työsuojeluvaltuutetulle.
• Toimia annettujen turvallisuusohjeiden mukaisesti normaali-, häiriö- ja hätätilanteissa.
• Osallistua perehdytyksiin ja turvallisuusharjoituksiin sekä noudattaa niissä annettuja ohjeita.
• Ilmoittaa kokemastaan tai havaitsemastaan epäasiallisesta kohtelusta omalle esihenkilölleen.
• Edistää omalla toiminnallaan yhteisöllisyyttä, yhteistyötä ja hyvää työilmapiiriä eri organisaatioiden välillä.

Työntekijältä edellytetään

• turvallisuusohjeiden tuntemista ja noudattamista
• vastuullista viestintää ja yhteistyötä muiden tilojen käyttäjien kanssa
• valmiutta toimia oikein myös poikkeus-, uhka- ja hätätilanteissa.

Työsuojeluvaltuutettu huomioi tehtävässään myös yhteisen työympäristön näkökulmat ja käsittelee oman työnantajansa kanssa yhteisessä työympäristössä tunnistettuja vaaroja ja niiden poistamiseksi esitettyjä toimenpiteitä.

Työsuojeluvaltuutettu tuo työsuojelutoimikunnan käsittelyyn yhteisten vaarojen torjuntaan liittyviä asioita henkilöstön näkökulmasta.

Kun työnantaja on yhdessä muiden työnantajien kanssa sopinut pelisäännöistä ja toimintamalleista yhteisessä työympäristössä, tulee työsuojeluvaltuutetun omalta osaltaan kannustaa henkilöstöä toimimaan annetun ohjeistuksen mukaisesti. 

Työsuojeluvaltuutettujen asiantuntemusta ja perehtyneisyyttä on tärkeää hyödyntää myös yhteisten työympäristöjen työsuojelukysymyksissä. 

Työsuojelupäällikkö huolehtii omalta osaltaan, että työsuojelun yhteistoiminnassa käsitellään myös yhteisen työympäristön työsuojelukysymyksiä eli yhteisten vaarojen torjuntaa. Työsuojelupäällikkö toimii myös työnantajan ja työnantajaa edustavien esihenkilöiden tukena yhteiseen työympäristöön liittyvissä kysymyksissä.

Yhteisten vaarojen torjuntaan liittyvä lainsäädäntö mahdollistaa sen, että yhteisessä työympäristössä työnantajat voivat nimetä yhteisen työsuojelupäällikön.

Työnantajien yhteinen koordinoiva rakenne (esimerkiksi työympäristötiimi, ohjausryhmä, talokokous):

• Perustetaan ryhmä, jossa on edustus käyttäjäorganisaatioista ja kiinteistön hallinnasta.
• Ryhmä käsittelee yhteisiä työympäristöön ja työturvallisuuteen liittyviä asioita.
• Puheenjohtajuus kiertää, muistio laaditaan jokaisesta kokouksesta ja jaetaan kaikille käyttäjille.
• Ryhmä toimii matalan kynnyksen foorumina, ei raskaana päätöksentekoelimenä.
• Työsuojelu, työhyvinvointi ja työtilojen käyttö ovat vakiokohtia asialistalla.
• Asiantuntijoita (työsuojelu, työterveyshuolto, aulapalvelu) kutsutaan mukaan tarpeen mukaan.

Yhteisessä työympäristössä tehdään yhteisesti sovitulla tavalla vaarojen arviointia, erityisesti seuraavien tilojen osalta:

• toimistotilat
• asiakaspalvelutilat
• yhteinen infra: aulat, kulkureitit, pihat.

Kukin työnantaja säilyttää vastuun omasta arvioinnistaan, mutta yhteiset lähtötiedot jaetaan.

Työnantajat yhdessä

• kokoavat yhteiset havainnot
• jakavat vaarojen arvioinnin tulokset
• tunnistavat yhteiset kehittämiskohteet.

Asiakaspalveluun liittyvien vaarojen arviointia voi tukea esimerkiksi asiakaspalvelukoordinaattori.

Yhteisillä turvallisuuskävelyillä voidaan tunnistaa yhteisiä vaaroja ja kerrata sovittuja toimintaohjeita.

Säännölliset turvallisuuskävelyt ja turvatuokiot auttavat tunnistamaan yhteisiä vaaroja ja perehdyttämään työympäristön turvallisuuskäytäntöihin.

Turvallisuuskävelyn vetäjäksi voidaan sopia esimerkiksi yhteisen vartiointipalvelun edustaja tai palvelutorin koordinaattori.

Turvatuokiossa on yleensä ajankohtainen teema, jota käsitellään henkilöstön kanssa. Turvatuokion vetää usein teemaan parhaiten perehtynyt, yhdessä sovittu henkilö, esimerkiksi työsuojeluvaltuutettu tai -päällikkö.

Yhteisessä työympäristössä henkilöstön vaihtuvuus voi olla suurta. Turvallisuuskävelyt ja turvatuokiot voivat toimia hyvänä keinona varmistaa uusien työntekijöiden perehdytys yhteisiin turvallisuuskäytäntöihin.

Laaditaan yhteiset toimintamallit

• uhka- ja väkivaltatilanteisiin
• hätä- ja poistumistilanteisiin
• epäasiallisen kohtelun ja ristiriitojen käsittelyyn.

Käytössä on yhteinen viestintäkanava, jonka kautta uhka- ja kriisitilanteista tiedotetaan kaikille käyttäjille reaaliaikaisesti.

Sovitaan

• ilmoitustapa
• vastuut
• jälkipurku ja tarvittaessa työterveyshuollon tuki.

Laaditaan yhdessä tiloja käyttävien työntekijöiden kanssa yhteiset pelisäännöt vastuulliselle työkäyttäytymiselle ja turvallisemmalle tilalle:

• vuorovaikutus
• häiriöt
• hajusteet
• toisten huomioiminen.

Pelisäännöt

• käsitellään yhdessä
• ovat näkyvillä
• ovat osa perehdytystä kaikissa organisaatioissa.

Epäasialliseen käytökseen on selkeä, yhteinen toimintamalli. Työnantajat voivat sopia myös yhteisen häirintäyhdyshenkilön valinnasta.

Laaditaan yhteinen perehdytysmateriaali, joka sisältää

• työtilojen käytön
• turvallisuus- ja pelastusohjeet
• yhteiset pelisäännöt
• yhteyshenkilöt ja toimintamallit.

Perehdytys

• jaetaan yleiseen ja kohdekohtaiseen osaan
• voidaan toteuttaa myös digitaalisesti.

Paikallinen perehdytys tukee esihenkilöiden työtä, mutta vastuu säilyy omalla työnantajalla.

Turvallisuuskävelyitä voi hyödyntää myös yhteiseen työympäristöön perehdyttäessä.

Sovitaan

• viestintäkanavat
• vastuuhenkilöt
• tiedottamisen periaatteet, myös poikkeamat.

Yhteinen digitaalinen alusta

• muistioille
• ohjeille
• havainnoille ja kehittämistarpeille.

Viestintä kulkee kaksisuuntaisesti: organisaatiosta yhteiseen rakenteeseen ja takaisin.

Tiloissa työskentelevälle henkilöstölle on hyvä järjestää säännöllisesti tapaamisia, joissa käsitellään yhteisiä toimintamalleja ja niihin liittyviä ajankohtaisia kysymyksiä.

Tiia Brax, Kiinteistötyönantajat

Tuula Haavasoja, Julkisten ja hyvinvointialojen liitto JHL

Mika Liuhamo, Työterveyslaitos

Tanja Luukkanen, Ammattiliitto Pro

Pia Perttula, Työterveyslaitos

Merja Vihersalo, Palvelualojen ammattiliitto PAM

Sari Aksberg, Työturvallisuuskeskus

Susanna Hälikkä, Työturvallisuuskeskus