”Kyllä minä muistan, mutta kun minä en ihan muista” – työpaikan ohjeet voivat unohtua helposti
Tämä blogi sai alkunsa noin viisivuotiaan kanssamatkustajan sanoista: ”Kyllä minä muistan, mutta kun minä en ihan muista.” Hän taisi keskustella vanhempansa kanssa siitä, miten jossain tilanteessa pitäisi toimia. Lapsen sanat jäivät mieleeni, sillä sama lause sopii hyvin myös työpaikoille.
Hyvä toimintamalli ei vielä muuta toimintaa
Työpaikoilla tehdään toimintamalleja ja ohjeita tärkeistä syistä. Niiden avulla halutaan selkeyttää, miten toimitaan esimerkiksi ristiriidoissa, epäasiallisen kohtelun tilanteissa tai muissa häiriötilanteissa.
Pelkkä olemassaolo ei kuitenkaan riitä. Toimintamalli voi olla intrassa, perehdytysmateriaalissa tai läpikäytynä henkilöstötilaisuudessa, mutta silti se ei näy käytännön toiminnassa. Silloin kannattaa pysähtyä kysymään, onko malli aidosti ymmärretty, liitetty työpaikan arkeen ja seurataanko sen noudattamista ja toimivuutta.
Me tarvitsemme toistoa
Harva asia muuttuu yhdellä esittelyllä tai käsittelyllä. Ihmiset tarvitsevat toistoa, esimerkkejä ja mahdollisuuden kysyä. He tarvitsevat myös aikaa pohtia, mitä malli tarkoittaa juuri heidän työssään.
Perehdytys on tärkeä osa tätä. Toimintamalli tulee käydä läpi kaikkien niiden kanssa, joita se koskee. Hyvässä käsittelyssä ei vain lueta ohjetta ääneen, vaan jutellaan arjen tilanteista. Mitä teen, jos esimerkiksi huomaan epäasiallista kohtelua? Kenelle kerron? Mitä tapahtuu seuraavaksi? Mitä tukea on saatavilla?
Jos malli on vaikea, se jää hyllylle
Toimintamalli voi jää käyttämättä myös siksi, että se on liian monimutkainen. Hyvä toimintamalli vastaa ainakin neljään kysymykseen: missä tilanteissa toimintamallin mukaisesti toimitaan, mitä minun pitää tehdä omassa työroolissani, milloin minun pitää toimia ja keneltä saan apua. Jos näihin kysymyksiin ei löydy nopeasti vastausta, todennäköisyys toimintamallin noudattamiseen pienenee merkittävästi.
Osallistuminen lisää sitoutumista
Kun henkilöstö on voinut osallistua toimintamallin valmisteluun tai kehittämiseen, syntyy kokemus siitä, että malli ei ole vain ylhäältä annettu sääntö, vaan yhteinen tapa huolehtia työpaikan ja työyhteisön toimivuudesta.
Myös työsuojelun yhteistoimintahenkilöstön havainnot ovat arvokkaita. He näkevät, millaisia tilanteita mallin pitäisi oikeasti auttaa ratkaisemaan.
Toimintamallia pitää myös ylläpitää
Työ muuttuu, ihmiset vaihtuvat työpaikalla ja tilanteet elävät. Siksi mallin käyttöä pitää seurata säännöllisesti. Miten sitä on käytetty? Onko se auttanut? Onko jokin kohta epäselvä? Tarvitaanko lisää tukea, esimerkiksi koulutusta?
Jos malli ei toimi, se ei tarkoita, että toimintamallin idea olisi huono. Se voi tarkoittaa, että mallia pitää yksinkertaistaa, täydentää tai tuoda paremmin osaksi työn tekemistä.
Lopulta kyse on luottamuksesta
Työlainsäädäntö ja työpaikan ohjeet antavat meille tärkeän perustan. Ne eivät kuitenkaan yksin riitä. Tarvitaan myös luottamusta, rohkeutta, välittämistä ja arvostavaa kohtaamista.
Lisäksi työpaikan toimintamalleja ja käytäntöjä kannattaa katsoa välillä kuin lapsen silmin. Kyllä me ehkä muistamme, mutta muistammeko kuitenkaan ihan oikeasti?
Kirjoittaja
