Etätyössä turvallisesti

Työn tekemisen ajan ja paikan valinnan mahdollisuudet ovat lisääntyneet tieto- ja viestintäteknologian kehittyessä. Tietokoneet, mobiililaitteet ja internet ovat työpaikoilla arkipäivää lähes kaikilla toimialoilla. Teknologian kehitys muuttaa jatkuvasti myös ympäristöä, jossa työntekijät toimivat. Monen kohdalla työ on ainakin osittain tietotyötä eikä enää aina samassa määrin sidottua aikaan, paikkaan ja paikalla oloon kuin ennen.

Etätyön taustaa, määritelmä ja muodot

Etätyöllä tarkoitetaan joustavaa, vapaaehtoisuuteen, sopimukseen ja sääntöihin perustuvaa työn tekemistä muualla kuin työnantajan tiloissa. Työskentely voi tapahtua yhdessä tai useammassa paikassa ja olla kestoltaan ja säännöllisyydeltään hyvin vaihtelevaa.

Viestintäteknologian avulla voidaan tukea vuorovaikutusta ja verkostoitumista. Verkkoympäristössä vuorovaikutuksen mallit sekä ajan ja paikan käsitteet muuttuvat. Tietojärjestelmät ja virtuaaliset työtilat ovat alustoja, joilla voidaan tukea ryhmien ja yksilöiden työtä.

Työ voidaan suorittaa sellaisessa ympäristössä, missä se on työntekijän, työnantajan ja tehtävän työn kannalta tehokkainta ja tarkoituksenmukaisinta. Etätyötä tehdään tyypillisesti kotona, vapaa-ajan asunnolla, liikkuvana työnä matkoilla tai työnantajan kanssa sovitussa etätyöpisteessä.

Kaikki työ ei sovi tehtäväksi etätyönä. Perinteistä työpaikalla tehtävää työtä voi kuitenkin joustavasti yhdistellä etätyöhön kuten esimerkiksi viikoittainen etätyöpäivä kotona, projektityö tai työvaihe, hallinnolliset tehtävät sekä matka-ajan hyödyntäminen.

Etätyön määrä voi vaihdella tilanteen mukaan lyhytkestoisesta kokoaikaiseen ja satunnaisesta säännönmukaiseen. Olennaista on, että joustavuutta haetaan molempien osapuolten, sekä työnantajan että työntekijän ehdoilla.

EU-tasolla solmitussa etätyön puitesopimuksessa sekä useissa toimialakohtaisissa työehtosopimuksissa käsitellään etätyön ehtoja ja sääntöjä.

Etätyön edellytyksiä

Etätyön edellytyksiä ovat toimiva teknologia, tietoturvan varmistaminen sekä työnantajan ja työntekijän välinen luottamus. Etätyöympäristön tulee olla terveellinen, turvallinen, rauhallinen ja työhön sopiva.

Etätyötä johdetaan usein osin virtuaalisesti, koska kasvokkain tapahtuvia kohtaamisia esihenkilön kanssa on harvemmin. Johtajan roolissa korostuvat luottamuksen synnyttäminen ja ylläpitäminen, sääntöjen luominen yhteistoiminnassa, tavoitteiden asettaminen sekä niiden toteutumisen seuraaminen. Lisäksi tarvitaan keinoja seurata kuormittumista ja työilmapiiriä sekä valmiutta puuttua ajoissa ongelmiin ja poikkeamiin. Etätyön riskit tulee sisällyttää työn terveys- ja turvallisuusriskien arviointiin ja huolehtia hyvästä perehdyttämisestä.

Työn sujumisen, yhteistyön, yhteisöllisyyden ja organisaation kannalta strategisen osaamisen kehittymisen varmistamiseen tarvitaan sääntöjä, toimivia palaverikäytäntöjä, yhteisöllisiä työvälineitä sekä niiden aktiivista käyttöä. Etätyöntekijältä edellytetään vastuullisuutta, kykyä itsenäiseen työskentelyyn sekä työn ja vapaa-ajan rajaamiseen.

Etätyön johtaminen

Hyvää johtamista kaivataan niin etä- kuin läsnätyöhön. Johtaminen on ohjausta ja palautteen antamista, kannustusta ja tukea. Se on tarvittaessa myös valvontaa ja puuttumista. Tarkoituksena on saada aikaan toivottuja tuloksia, yhteisvoimin. Jotta luottamus työyhteisössä säilyy, osaaminen kehittyy ja tulosta syntyy, vuorovaikutusta tarvitaan myös kasvokkain.

Johtamiseen liittyvät tarpeet vaihtelevat yksilöittäin. Jotkut tarvitsevat enemmän ohjausta ja kannustusta tai valvontaa ja puuttumista kuin toiset. Kaikkiin töihin, tilanteisiin ja kaikille työntekijöille etätyö ei myöskään ole paras ratkaisu. Etätyö edellyttää kykyä itsensä johtamiseen. Jos tätä kykyä ei ole, riskinä voi olla työn ja vapaa-ajan sekoittuminen niin, että terveys vaarantuu, yksityiselämä kärsii eikä työkään suju. Etätyön tekemistä ei ole kuitenkaan järkevää rajoittaa laajasti siksi, että se ei kaikille eikä kaikkiin tilanteisiin sovi.

Esihenkilön tehtävänä on seurata työn tuloksia, työaikaa ja työntekijän kuormittumista sekä mahdollistaa organisaation osaamisen kehittyminen. Työkuormitusta on seurattava ja reagoitava nopeasti, mikäli aihetta huoleen ilmenee. Yhteistyössä työterveyshuollon ja työsuojeluhenkilöstön kanssa voidaan kehittää työhyvinvoinnin seurantamalli, jossa etätyön erityispiirteet on otettu huomioon.

Työnantajan on huolehdittava siitä, että työolosuhteet ovat terveelliset ja turvalliset, tehtiin työtä sitten missä ja milloin tahansa. Hyvä esihenkilö luo edellytykset tulokselliselle työlle ja pitää työntekijöihin yhteyttä ottaen ajoissa puheeksi, jos jotain huolenaihetta ilmenee työympäristön, työn tulosten, motivaation tai jaksamisen suhteen.

Yhteydenpidon tulee olla tiivistä ja tehokasta ja sovituista läsnäolopäivistä työpaikalla on tärkeää pitää kiinni. Tiedonkulun varmistamiseen, vuorovaikutukseen ja ryhmädynamiikan edistämiseen tarvitaan aktiivisuutta sekä esihenkilöltä että työntekijöiltä. Tiedonkulun sujuvuutta on tarpeen arvioida säännöllisesti etenkin tilanteissa, joissa etätyötä tehdään paljon. Viestintäteknologian käyttöön tarvitaan perehdyttämistä ja etätyössäkin on pidettävä huolta siitä, että apua saadaan. Myös välineiden ja ohjelmistojen on oltava toimivia.

Etätyötä tulee arvioida säännöllisesti ja kriittisesti. Hyvin suunnitellussa ja toteutetussa etätyössä kaikki voivat voittaa. Työntekijöiltä voidaan tarvittaessa edellyttää läsnäolopäiviä tai tiiviimpää yhteydenpitoa. Esihenkilölle on hyvä kertoa aktiivisesti aikaansaannoksistaan ja työhön liittyvistä huolista.

Etätyön hyötyjä ja haasteita

Etätyön lähtökohtana tulee olla mielekäs ja tuottava työ. Etätyömahdollisuus yhdistää parhaimmillaan sopivan määrä työrauhaa ja läsnäoloa työyhteisössä. Myös liikenteen, asumisen ja ympäristönsuojelun sekä aluepolitiikan näkökulmasta etätyön edut ovat ilmeisiä.

Etätyö voi helpottaa elämän hallintaa, mutta samalla hämärtää työajan ja yksityiselämän rajaa. Tästä voi aiheutua haitallista kuormittumista ja haitallisia vaikutuksia yksityiselämään. Etätyön muita haasteita voivat olla eristyneisyys, yhteisöllisyyden kehittymisen ja työn sujuvuuden vaarantuminen.

Etätyöstä sopiminen ja hyvät käytännöt

Etätyöhön ryhtyminen edellyttää sopimista. Työyhteisöä laajemmin koskevat periaatteet sovitaan yhteistoiminnassa. Etätyösopimuksessa määritellään esihenkilön ja työntekijän välillä: etätöiden määrä, aikataulu, kustannukset, sopimuksen kesto, muut tarpeelliset seikat sekä työpaikalla yhdessä sovitut toimintatavat. Sovittaessa on otettava huomioon työntekijöiden yhdenvertainen kohtelu.

Etätyöstä voidaan sopia osana työsopimusta, jos työntekijä alun perinkin palkataan etätyöhön. Vaihtoehtoisesti etätyöhön voidaan sopia myös myöhemmin työsuhteen aikana. Etätyöhön siirtyminen työnantajan tiloista on vapaaehtoista sekä työnantajalle että työntekijälle. Etätyöntekijällä ei siten ole ehdotonta oikeutta vaatia etätyöhön pääsyä, eikä työnantaja toisaalta voi pakottaa työntekijää etätyöhön. Etätyöjärjestelyä koskeva sopimus on hyvä tehdä kirjallisesti.

Etätyöjärjestelystä voidaan sopia myös määräajaksi tai voidaan sopia tietystä vähimmäisajasta, jonka jälkeen etätyö jatkuu toistaiseksi, mikäli molemmat osapuolet niin haluavat. Etenkin pidemmissä etätyöjärjestelyissä on hyvä sopia peruuttamismahdollisuudesta eli siitä, että järjestely voidaan irtisanoa puolin ja toisin esimerkiksi kahden kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen. Etätyön päättämistä koskeva ilmoitus ei merkitse itse työsopimuksen irtisanomista, ainoastaan etätyöjärjestelyn lakkaamista.

Työjärjestelyjen osalta on tarpeen sopia erityisesti raportointijärjestelyistä, yhteydenpidosta työpaikalle sekä työaikajärjestelyistä.

Etätyöstä aiheutuu lähes aina kustannuksia, joiden korvaamisesta on sovittava ennen etätyöhön siirtymistä. Yleensä työnantaja hankkii etätyössä tarvittavat laitteet ja välineet sekä vastaa niiden asennuksesta, huollosta ja teknisestä tuesta. Työntekijä ja työnantaja voivat myös sopia, että työntekijä käyttää omia työvälineitään, jolloin sovitaan työnantajan mahdollisesti maksamista korvauksista. Tietoliikennekustannuksia voivat olla laajakaistaliittymän maksu ja muut puhelinkulut.

Etätyö saattaa edellyttää, että työmatkoista ja niiden korvaamisesta sovitaan tavallista yksityiskohtaisemmin. Lähtökohtana on, että työnantaja ei korvaa työpaikan ja kodin välisiä matkakustannuksia.

Työnantaja vastaa etätyöntekijän työterveydestä ja -turvallisuudesta. Tietyt työturvallisuuslain säännökset soveltuvat kodin olosuhteisiin kuitenkin vain rajoitetusti.

Ennen etätyöhön siirtymistä on kiinnitettävä huomiota etätyön erityisiin työsuojeluvaaroihin ja -haittoihin sekä etätyöpaikan työskentelyolosuhteisiin. Etätyössä korostuvat usein työn henkiset kuormitustekijät sekä ergonomiakysymykset.

Etätyötä tehtäessä sattuvat työtapaturmat ovat lakisääteisen tapaturmavakuutuksen piirissä. Työn ja vapaa-ajan rajaa voi kotona tehtävässä työssä kuitenkin joskus olla vaikea erottaa ja vapaaehtoinen vapaa-ajan tapaturmavakuutus, joko työnantajan tai työntekijän itsensä kustantamana, onkin suositeltava.

Etätyön puitesopimuksen mukaan tietoturvallisuudesta ja sen kustannuksista vastaa työnantaja. Työntekijän taas on noudatettava työnantajan antamia tietoturvallisuusohjeita.

Etätyöstä sovittaessa on hyvä määritellä

• etätyöpaikat ja tehtävät ja niihin liittyvät mahdolliset rajoitukset esim. tietoturvan vuoksi
• etätyöpäivien ilmoittamismenettely
• etätyön aloittaminen ja päättäminen
• sairauspoissaolojen ilmoittamismenettely
• milloin etätyötä ei voida tehdä
• tavoitettavuus
• raportointivelvoite
• vasteaika yhteydenottoihin
• työajan seuranta
• työvälineet, hankinta ja ylläpito
• työterveys ja -turvallisuusasiat, ergonomia
• tietosuoja
• kustannusten korvaaminen.

Näin onnistut etätyössä

Jos työpaikallasi ei vielä ole etätyökäytäntöä tai et ole sen piirissä, toimi näin:

• Kirjaa ylös keskeiset työtehtäväsi toimistolla.
• Mitkä tehtävistä ovat sellaisia, jotka eivät edellytä läsnäoloa toimistolla, mitkä taas edellyttävät?
• Mitä ongelmia tai haasteita työtehtävien suorittamiseen etätyönä voisi liittyä?
• Selvitä vastuut ja säännöt, jotka liittyvät oman työorganisaatiosi etätyöhön.
• Ota etätyömahdollisuus puheeksi esihenkilösi kanssa.
• Mieti, missä mieluiten työskentelisit ja missä inspiroidut?
• Selvitä, millaista tekniikkaa, ohjelmistoja ja apuvälineitä tarvitset etätyössä? Selvitä myös, mistä saat tarvittaessa teknistä tukea.

Etätyötä tehdessäsi toimi näin:

• “Nyt on työaika!” Tee selväksi etäympäristössäsi oleville henkilöille esimerkiksi perheenjäsenille, että tarvitset työrauhan, koska olet ryhtymässä työhön.
• Huolehdi ergonomiasta. Hyvä työasento on a ja o.
• Suunnittele työpäiväsi taukoineen etukäteen.
• Ole aktiivinen yhteydenpidossa kollegoihin, esihenkilöön ja yhteistyökumppaneihin.
• Hyödynnä sosiaalista mediaa ja muita kanavia monipuolisesti.
• Osallistu kokouksiin ja seminaareihin, tapaa ihmisiä myös kasvokkain.
• Muista pitää taukoja. Keho ja mieli kaipaavat liikettä!
• Vaihtele ympäristöä, työskentele välillä vaikkapa kahvilassa, ulkona puistossa tai kirjastossa, jos se työhön sopii.
• Kutsu kollegasi luoksesi töihin!

Työterveyden ja -turvallisuuden hallinta

Työnantajalla on vastuu kaikkien työntekijöidensä turvallisuudesta ja terveydestä työssä, mukaan lukien etätyötä tekevät. Työnantajalla on rajallinen mahdollisuus valvoa työolosuhteita tai seurata työaikaa ja kuormittumista etätyössä, joten työturvallisuuden hallintaan on syytä kehittää hyviä yhteistyökäytäntöjä.

Etätyön luonne ja erityispiirteet on hallittava, jotta mahdollisiin vaaroihin ja ongelmiin voidaan varautua ja luoda terveelliset, turvalliset työtä tukevat olosuhteet myös etätyöläiselle. Työturvallisuuslaki edellyttää työn vaarojen ja haittojen tunnistamista, arviointia sekä ennaltaehkäiseviä että korjaavia toimenpiteitä. Arvioinnin suunnittelussa on syytä miettiä, miten riskit arvioidaan ja mitkä riskit painottuvat etätyössä.

Työturvallisuuskeskus on tuottanut lomakkeen etätyön vaarojen arvioinnin tueksi (pdf). Lomaketta voi käyttää esimerkiksi esihenkilön kanssa käytävän keskustelun tukena. Tarvittaessa voi turvautua työterveys- tai työsuojeluhenkilöstön asiantuntija-apuun. Arvioinnin perusteella voidaan sopia toimenpiteistä, joita etätyön turvallisuuden varmistamiseen tarvitaan.

Työhyvinvointipäiväkirja auttaa työntekijää näkemään, missä on oman työn ja työympäristön sekä hyvinvoinnin suurimmat puutteet. Säännöllisistä etätyöntekijöille suunnatuista terveystarkastuksista on hyötyä.

Tapaturmien torjunta ja vakuutusturva

Työtapaturma- ja ammattitautilain mukainen vakuutusturva koskee kaikkea työsuhteessa tehtävää työtä, myös etätyötä. Kotona tehtävän etätyön vakuutusturva on kuitenkin rajallinen, työtehtävään sidottu. Etätyössä työtapaturmana korvataan vain työntekijän etätyöksi sovittuun työhön välittömästi liittyvän toiminnan yhteydessä sattuneet tapaturmat. Toiminnalla tulee olla pääasiallinen ja olennainen yhteys työhön. Työtilan ulkopuolella sattuneet tapaturmat korvataan vain, jos toiminnalla on syy-yhteys työhön.

Ruokailuun tai muihin taukoihin liittyvässä toiminnassa sattuneet tapaturmat eivät kuulu vakuutusturvan piiriin etätöissä. Mikäli työntekijä tekee töiden lomassa välillä kotitöitä, niiden yhteydessä sattuvia tapaturmia ei korvata työtapaturmina. Tällöin ei ole kyse työssä tai työstä johtuvissa olosuhteissa sattuneesta tapaturmasta.

Vakuutusturva ei ole voimassa niin sanotuilla tavanomaisen työmatkan hyväksyttävillä poikkeamillakaan. Jos kotona etätyöpäivänä liukastuu esimerkiksi hakiessaan lasta päivähoidosta, tätä ei korvata työtapaturmavakuutuksesta. Vastaava liukastuminen korvattaisiin työmatkatapaturmana tietyin edellytyksin, jos työntekijä olisi ollut tavanomaisella matkalla töistä kotiin päiväkodin kautta.

Halutessaan työnantaja voi vahvistaa työntekijöiden vakuutusturvaa vapaaehtoisella vakuutuksella esimerkiksi tapaturmavakuutuslain mukaisella vapaa-ajan ryhmävakuutuksella, joka kattaa henkilöstön tapaturmariskit vapaa-aikana mukaan lukien lakisääteiseen tapaturmavakuutukseen sisältymättömät etätyön tapaturmariskit.

Myös omalla henkilökohtaisella vakuutuksella voi vahvistaa omaa vakuutusturvaansa. Jokaisen etätyöntekijän kannattaa selvittää oma vakuutusturvansa, mutta ennen kaikkea muistaa turvallisuuden periaatteet: tunnista vaara – tee mahdollisuuksien mukaan tarvittavat toimenpiteet vaaran poistamiseksi tai pyydä apua – toimi vasta kun turvallisuus on varmistettu.

Esimerkkejä ei-korvattavista tapaturmista etätöissä:

Vahingoittunut liukastui etätöissä ulkona tauolla ollessaan, kaatui ja mursi vasemman ranteensa.

Vahingoittunut jätti kätensä pesukoneen luukun väliin ottaessaan pyykkejä pesukoneesta ollessaan etätöissä kotona.

Vahingoittunut kaatui ja kompastui rappusissa lasten leikkikaluihin.

Esimerkkejä korvattavista työtapaturmista etätöissä:

Nousi työpöydän äärestä hakeakseen printteriltä kirjeen ja kolhaisi polvensa pöydän kulmaan.

Työpapereita postiin viedessään liukastui ja nyrjäytti nilkkansa.

Vahingoittunut siirsi autoa kotipihalla asiakkaan auton tieltä, liukastui pihalla.

Ergonomia

Etätyö on yleensä pääosin näyttöpäätetyötä. Työturvallisuuslaki ja Valtioneuvoston päätös näyttöpäätetyöstä sisältävät ergonomiaan liittyviä työnantajaa koskevia velvoitteita, joita on sovellettava mahdollisuuksien mukaan myös etätyössä:

• Päätetyöpaikat pitää arvioida terveyden kannalta ja tarvittaessa korjata.
• Työympäristön, laitteiden ja ohjelmistojen on täytettävä vähimmäisvaatimukset.
• Työ ei saa olla liian yksipuolista tai sitä pitää tauottaa.
• Opastuksesta ja ohjeistuksesta pitää huolehtia.
• Näöntarkastukset on järjestettävä ja tarvittaessa kustannettava erityiset päätelasit.

Työasento istuen

Työasento seisten

Vinkkejä etätyön ergonomiaan

• Pyri järjestämään työpisteesi kotona siten, että työn ja vapaa-ajan välillä on selkeä raja.
• Säännöllistä etätyötä varten kannattaa tehdä pysyvä työpiste, jossa työtaso, näyttö
• ja työtuoli ovat sopivalla korkeudella.
• Mahdollisuuksien mukaan työskentele välillä seisten. Mikäli työtaso ei ole säädettävä, työpöydälle voi hankkia erillisen korokkeen. Myös kirjapinolla voi muokata työskentelykorkeutta.
• Apuvälineistä voi olla apua, kun työskentelet erilaisissa paikoissa tai vaihtelet työasentoa esimerkiksi:
  • lisätuki tai tyyny tuoliin lanneselkää tai niskaa tukemaan
  • kannettavan teline ja sylituki
  • irtonäppäimistö ja -hiiri
  • erillinen näyttö
  • kyynärtuki
  • ergomatto
  • aktivointilauta
  • liiketehostin
• Ota puheeksi työnantajan kanssa ergonomiaan liittyviä kehitystarpeita: voisiko kalusteita tai apuvälineitä saada lainaksi?
  

Seisten työskentely on mahdollista, kun asetat erillisen korokkeen työpöydän päälle. Kuvassa on tähän tarkoitukseen tehty taso, joka on helppo koota ja käyttää. Sen voi säätää kahdeksaan eri korkeuteen. Aktivointilaudalla saat lisää liikettä työpäivääsi.

Lisätukea käsivarsille saat asentamalla työpöytään kyynärtuen.

Seisomatyöpisteeseen suunniteltu mukana kannettava matto on tarkoitettu vähentämään selän ja jalkojen kuormittumista.

Mikäli luet tekstiä tai työskentelet sohvalla, huolehdi, että niskan asento pysyy suorana. Käytä tyynyjä tukena.

Työn lomassa kannattaa tehdä taukoliikkeitä. Työnnä rintakehää eteen, vedä lavat yhteen kiertäen samalla peukaloita ulos. Pysy asennossa hetki. Yhdistä liikkeeseen sisäänhengitys. Rentoudu uloshengityksen aikana ja laske käsivarret sivuille. Toista liike muutamia kertoja.

Irrallinen, mukanakin kannettava selkätuki tukee tarvittaessa ristiselkää istuen työskennellessä.

Junassa ja muissa kulkuvälineissä työskentelevien kannattaa kiinnittää huomio hyvään istuma-asentoon. Vältä työskentelyä niska eteen taipuneena. Selkätuesta tai tyynystä voi olla hyötyä.

Lähteet ja lisätietoa

Ota yhteyttä

Päivi Rauramo

Johtava asiantuntija

paivi.rauramo@ttk.fi

040 547 0908

Katso profiili

Julkaisija:

Työturvallisuuskeskus, palveluryhmä

Sisältö:

Tari Aho, Timo Höykinpuro, Erika Kähärä, Tanja Lehtoranta, Riikka Sipilä, Päivi Rauramo

Julkaisuvuosi:

2017

Toimialat:

Yksityiset palvelualat

Julkaisumuodot:

Digijulkaisu

Kielet:

suomi