Etätyössä turvallisesti
Sivun sisällysluettelo
- Etä- ja hybridityön taustaa, määritelmä ja muodot
- Työlainsäädännön soveltaminen
- Etätyö ulkomailla
- Etätyön edellytyksiä
- Etätyön johtaminen
- Etätyön hyötyjä ja haasteita
- Etätyöstä sopiminen ja hyvät käytännöt
- Työterveyden ja -turvallisuuden hallinta
- Tapaturmien torjunta ja vakuutusturva
- Työsuojelun yhteistoiminta
- Lähteet ja lisätietoa
Etä- ja hybridityön taustaa, määritelmä ja muodot
Etätyöllä tarkoitetaan joustavaa, vapaaehtoisuuteen, sopimukseen ja sääntöihin perustuvaa työn tekemistä muualla kuin työnantajan tiloissa. Työskentely voi tapahtua yhdessä tai useammassa paikassa ja olla kestoltaan ja säännöllisyydeltään hyvin vaihtelevaa.
Viestintäteknologian avulla voidaan tukea vuorovaikutusta ja verkostoitumista. Verkkoympäristössä vuorovaikutuksen mallit sekä ajan ja paikan käsitteet poikkeavat tavanomaisesta lähityöskentelystä. Tietojärjestelmät ja virtuaaliset työtilat ovat alustoja, joilla voidaan tukea ryhmien ja yksilöiden työtä.
Työ voidaan suorittaa sellaisessa ympäristössä, missä se on työntekijän, työnantajan ja tehtävän työn kannalta tehokkainta ja tarkoituksenmukaisinta. Etätyötä tehdään tyypillisesti kotona, vapaa-ajan asunnolla, liikkuvana työnä matkoilla tai työnantajan kanssa sovitussa etätyöpisteessä.
Kaikki työ ei sovi tehtäväksi etätyönä eikä etätyö tai hybridityö ole kaikille sopiva työnteon malli. Perinteistä työpaikalla tehtävää työtä voi kuitenkin joustavasti yhdistellä etätyöhön kuten esimerkiksi viikoittainen etätyöpäivä kotona, projektityö tai työvaihe, hallinnolliset tehtävät sekä matka-ajan hyödyntäminen. Hybridityöstä puhutaan, kun erilaisia työmalleja yhdistetään toimivaksi kokonaisuudeksi – pääasiassa etä- ja lähityöskentelyksi.
Etätyön määrä voi vaihdella tilanteen mukaan lyhytkestoisesta kokoaikaiseen ja satunnaisesta säännönmukaiseen. Olennaista on, että joustavuutta haetaan molempien osapuolten, sekä työnantajan että työntekijän ehdoilla.
EU-tasolla solmitussa etätyön puitesopimuksessa sekä useissa toimialakohtaisissa työehtosopimuksissa käsitellään etätyön ehtoja ja sääntöjä.
Etätyön muotoja
Etätyö voi olla
- epäsäännöllistä
- erikseen tapauskohtaisesti esihenkilön kanssa sovittavaa
- esimerkiksi työmatkan yhteydessä
- tietyn työtehtävän suorittamista
- säännöllistä
- sovitun rytmin mukaan tehtävää
- esimerkiksi tiettyinä viikonpäivinä tehtävää tai tietty määrä päiviä viikossa/kuukaudessa
- kokoaikaista, jolloin työ on täysin tai pääosin etätyötä
- liikkuvaa, jota tehdään
- organisaation muissa toimipisteissä
- kahviloissa, lentokentillä, hotelleissa, asiakkaiden tiloissa sekä muissa satunnaisissa paikoissa.
Työlainsäädännön soveltaminen
Etätyöstä ei ole erillistä lainsäädäntöä. Työlainsäädäntöä sovelletaan myös etätyöhön. Säädettyjen velvoitteiden noudattamisessa otetaan kuitenkin huomioon työnantajan työhön ja työolosuhteisiin kohdistuvat toimintamahdollisuuksien rajoitukset. Etätyön luonteeseen kuuluu työntekijälle siirtynyt suurempi vastuu huolehtia työympäristönsä turvallisuudesta, lepoaikojen pitämisestä sekä työn ja muun elämän yhteensovittamisesta. Työehtosopimusten mahdolliset määräykset etätyöstä tulee myös ottaa huomioon.
Työsopimuslaki, työaikalaki ja työturvallisuuslaki ovat lainsäädännöllisenä perustana etätyöskentelyssä. Etätyöjärjestelyistä sovitaan yleensä kirjallisesti tai käytössä ovat yrityksen työntekijöille yhteistoiminnassa sovitut säännöt. Koska työn tekemisen muotoja on monenlaisia, voi sovittavien asioiden tarve vaihdella.
Työturvallisuuslaki (738/2002)(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)
- 5 § Lain soveltaminen työhön työntekijän tai muun kodissa
- 8 § Työnantajan yleinen huolehtimisvelvoite
- 10 § Työn vaarojen selvittäminen ja arviointi
Työaikalaki (872/2019)(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)
- 2 § Poikkeukset soveltamisalasta
- 13 § Joustava työaika
Työsopimuslaki (55/2001)(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)
- 2 luku 4 § Selvitys työnteon keskeisistä ehdoista
Työaika
Etätyö kuuluu työaikaseurannan ja -sääntelyn piiriin. Työsopimus määrittelee työntekijän työajan, joka tehdään myös etätyössä ollessa. Työntekijän tulee olla työantajansa tavoitettavissa ja työn tekemiseen käytettävissä sovittuna työaikana. Vastaavasti sovelletaan myös lepoaikamääräyksiä, joten päivittäiset, vuorokautiset ja viikoittaiset lepoajat tulee etätyössä ottaa huomioon.
Työaikalaissa on työaikakirjanpidosta säännös, jonka nojalla työnantaja on velvollinen pitämään kirjaa työntekijöidensä tekemistä työtunneista. Lainsäädäntö ei määrittele työajan seurannan tapaa, mutta työpaikoilla tulee ohjeistaa, miten työaikaa seurataan.
Työajan seurannalla huolehditaan siitä, että laissa määriteltyä enimmäistyöaikaa ei ylitetä. Lisätyön ja ylityön teettäminen edellyttää työantajan aloitetta ja työntekijän suostumusta myös etätyössä. Työntekijä ei voi venyttää työpäiväänsä oma-aloitteisesti lisä- ja ylityön täyttymisen näkökulmasta. Jos työsuhteessa on sovittu liukuvasta työajasta, työntekijällä on oikeus tehdä työtä sitä koskevan sopimuksen mukaisesti myös ollessaan etätyössä.
Ajankäytön suunnittelu on tärkeää kokouskäytännöistä sovittaessa. Verkko- ja lähikokousten väliin tarvitaan riittävä palautumis-, valmistautumis- ja siirtymäaika.
Etätyö ulkomailla
Jos työntekijä haluaa tehdä etätyötä ulkomailla, siitä on sovittava yhdessä työnantajan kanssa. Järjestelyistä sovitaan yleensä kirjallisesti. Laajemmin työyhteisöä koskevista etätyökäytännöistä ja säännöistä sovitaan yhteistoiminnassa. Etätyösopimuksessa määritellään työnantajan ja työntekijän vastuut. Tärkeää on määritellä ja sopia:
- Miten esihenkilö seuraa työntekijän kuormittumista, työaikaa, työn turvallisuutta sekä töiden etenemistä?
- Miten huolehditaan työskentelypaikkojen ergonomiasta ja turvallisuudesta?
- Miten työterveyshuolto on ulkomailla käytössä?
- Miten huolehditaan tietoturvasta?
- Miten toimitaan poikkeustilanteissa, jos esimerkiksi tietokone tai verkkoyhteydet eivät toimi?
- Missä tilanteissa etätyö ulkomailla ei ole sallittua?
Etätyössä ulkomailla työntekijä ei kuulu automaattisesti Suomen sosiaaliturvan piiriin. Siksi ennen lähtöä on hyvä selvittää, mihin maahan työntekijän vakuutus- ja sosiaaliturva maksetaan, ja minkä maan sosiaaliturvaan työntekijä kuuluu. Työnantajan tulee huolehtia työntekijän eläke- ja sosiaaliturvasta myös ulkomailla tehtävän etätyön aikana.
EU-maissa työskentelevälle etätyöntekijälle voidaan hakea A1-todistus Eläketurvakeskuksesta (ETK) osoitukseksi Suomen sosiaaliturvaan kuulumiseksi. ETK:n myöntämän A1-todistuksen perusteella työntekijä saa myös esimerkiksi eurooppalaisen sairaanhoitokortin.
Jos todistusta ei haeta tai voida myöntää, kuuluu työntekijä EU-lainsäädännön mukaan työntekomaan sosiaaliturvaan ja myös työnantajan kuuluu maksaa lakisääteiset sosiaalivakuutusmaksut sinne.
Työntekijälle A1-todistuksen hakee työnantaja. Yrittäjä ja apurahansaaja hakee todistusta itse.
A1-todistuksen perusteella etätyöskentely ulkomailla vakuutetaan Suomessa. Suomen sosiaaliturvaan kuulumiseksi etätyötä tekevällä on siis samat säännöt kuin lähetetyllä työntekijälläkin:
- Etätyön ulkomailla tulee olla tilapäistä (enintään 2 vuotta).
- Työ ulkomailla tulee tehdä suomalaisen työnantajan lukuun.
- Työntekijä kuuluu lähtiessään Suomen sosiaaliturvaan.
- Myös yrittäjä ja apurahansaaja voivat kuulua ulkomaan etätyöskentelyn aikana Suomen sosiaaliturvaan.
- Kaksi tai useamman kerran vuodessa etätöitä ulkomailla tekevä vakuutetaan yleensä siinä maassa, jossa hän asuu.
Etätyön edellytyksiä
Etätyön edellytyksiä ovat toimiva teknologia, tietoturvan varmistaminen sekä työnantajan ja työntekijän välinen luottamus. Etätyöympäristön tulee olla terveellinen, turvallinen, rauhallinen ja työhön sopiva.
Etätyötä johdetaan usein osin virtuaalisesti, koska kasvokkain tapahtuvia kohtaamisia esihenkilön kanssa on harvemmin. Johtajan roolissa korostuvat luottamuksen synnyttäminen ja ylläpitäminen, sääntöjen luominen yhteistoiminnassa, tavoitteiden asettaminen sekä niiden toteutumisen seuraaminen. Lisäksi tarvitaan keinoja seurata kuormittumista ja työilmapiiriä sekä valmiutta puuttua ajoissa ongelmiin ja poikkeamiin. Etätyön riskit tulee sisällyttää työn terveys- ja turvallisuusriskien arviointiin ja huolehtia hyvästä perehdyttämisestä.
Työn sujumisen, yhteistyön, yhteisöllisyyden ja organisaation kannalta strategisen osaamisen kehittymisen varmistamiseen tarvitaan sääntöjä, toimivia palaverikäytäntöjä, yhteisöllisiä työvälineitä sekä niiden aktiivista käyttöä. Etätyöntekijältä edellytetään vastuullisuutta, kykyä itsenäiseen työskentelyyn sekä työn ja vapaa-ajan rajaamiseen.
Etätyön johtaminen
Hyvää johtamista kaivataan niin etä- kuin lähityöhön. Johtaminen on ohjausta ja palautteen antamista, kannustusta ja tukea. Se on tarvittaessa myös valvontaa ja puuttumista. Tarkoituksena on saada aikaan toivottuja tuloksia, yhteisvoimin. Jotta luottamus työyhteisössä säilyy, osaaminen kehittyy ja tulosta syntyy, vuorovaikutusta tarvitaan myös kasvokkain.
Johtamiseen liittyvät tarpeet vaihtelevat yksilöittäin. Jotkut tarvitsevat enemmän ohjausta ja kannustusta tai valvontaa ja puuttumista kuin toiset. Kaikkiin töihin, tilanteisiin ja kaikille työntekijöille etätyö ei myöskään ole paras ratkaisu. Etätyö edellyttää kykyä itsensä johtamiseen. Jos tätä kykyä ei ole, riskinä voi olla työn ja vapaa-ajan sekoittuminen niin, että terveys vaarantuu, yksityiselämä kärsii eikä työkään suju. Etätyön tekemistä ei ole kuitenkaan järkevää rajoittaa laajasti siksi, että se ei kaikille eikä kaikkiin tilanteisiin sovi.
Esihenkilön tehtävänä on seurata työn tuloksia, työaikaa ja työntekijän kuormittumista sekä mahdollistaa organisaation osaamisen kehittyminen. Työkuormitusta on seurattava ja reagoitava nopeasti, mikäli aihetta huoleen ilmenee. Yhteistyössä työterveyshuollon ja työsuojeluhenkilöstön kanssa voidaan kehittää työhyvinvoinnin seurantamalli, jossa etätyön erityispiirteet on otettu huomioon.
Työnantajan on huolehdittava siitä, että työolosuhteet ovat terveelliset ja turvalliset, tehtiin työtä sitten missä ja milloin tahansa. Hyvä esihenkilö luo edellytykset tulokselliselle työlle ja pitää työntekijöihin yhteyttä ottaen ajoissa puheeksi, jos jotain huolenaihetta ilmenee työympäristön, työn tulosten, motivaation tai jaksamisen suhteen.
Yhteydenpidon tulee olla riittävän tiivistä ja tehokasta ja sovituista läsnäolopäivistä työpaikalla on tärkeää pitää kiinni. Tiedonkulun varmistamiseen, vuorovaikutukseen ja ryhmädynamiikan edistämiseen tarvitaan aktiivisuutta sekä esihenkilöltä että työntekijöiltä. Tiedonkulun sujuvuutta on tarpeen arvioida säännöllisesti etenkin tilanteissa, joissa etätyötä tehdään paljon. Viestintäteknologian käyttöön tarvitaan perehdyttämistä ja etätyössäkin on pidettävä huolta siitä, että apua saadaan. Myös välineiden ja ohjelmistojen on oltava toimivia.
Etätyötä tulee arvioida säännöllisesti ja kriittisesti. Hyvin suunnitellussa ja toteutetussa etätyössä kaikki voivat voittaa. Työntekijöiltä voidaan tarvittaessa edellyttää läsnäolopäiviä tai tiiviimpää yhteydenpitoa. Esihenkilölle on hyvä kertoa aktiivisesti aikaansaannoksistaan ja työhön liittyvistä huolista.
Vinkkejä etätyön johtamiseen
- Työtehtävien sisällön tunteminen
- Luottamuksen rakentaminen
- Vuorovaikutus, kokemusten jakaminen, alaisten tunteminen
- Vastuuttaminen, osallistaminen, seuranta
- Vuorovaikutus
- Kanavien tarjoaminen ja tiedonkulusta huolehtiminen
- Kasvokkain tapaamisten järjestäminen ja vastavuoroisuus
- Edellytysten luominen
- Etätyöpolitiikan ja sääntöjen luominen, prosessien muovaaminen
- Tietoturvallisuuden, työtilan ja välineiden sopivuuden varmistaminen
- Suorituksen johtaminen
- Tavoitteiden asettaminen, seurantajärjestelmien luominen, palautteen antamainen, palkitseminen, valmentaminen
- Tehtävien jakaminen
- Kuormittumisen seuranta ja hyvinvoinnin tuki
- Yhteisöllisyyden vahvistaminen, arjen tuki, aito kiinnostus, motivointi, kannustus.
Henkilökohtaista johtajuutta tarvitaan myös etätyön tekijältä:
- Kykyä itsenäiseen työskentelyyn
- Tehtävien, työvälineiden käytön ja ajan hallintaan liittyviä taitoja
- Oma-aloitteisuutta ja aktiivista yhteydenpitoa esihenkilöön, työyhteisöön ja muihin työn kannalta merkityksellisiin toimijoihin.
Etätyön hyötyjä ja haasteita
Etätyön lähtökohtana tulee olla mielekäs ja tuottava työ. Etätyömahdollisuus yhdistää parhaimmillaan sopivan määrä työrauhaa ja läsnäoloa työyhteisössä. Myös liikenteen, asumisen ja ympäristönsuojelun sekä aluepolitiikan näkökulmasta etätyön edut ovat ilmeisiä.
Etätyö voi helpottaa elämän hallintaa, mutta samalla hämärtää työajan ja yksityiselämän rajaa. Tästä voi aiheutua haitallista kuormittumista ja haitallisia vaikutuksia yksityiselämään. Etätyön muita haasteita voivat olla eristyneisyys, yhteisöllisyyden kehittymisen ja työn sujuvuuden vaarantuminen.
- Vaikutusmahdollisuudet oman työn järjestelyihin
- Työn imu, työhyvinvointi ja tuottavuus
- Yksityiselämän tarpeiden huomioon ottaminen, henkilökohtainen vapaus
- Työn ja perhe-elämän yhteensovittaminen
- Työskentelyrauha
- Ajankäytön tehostuminen ja järkeistyminen vrt. työmatkat ja liikenneruuhkat
- Työmatkatapaturmariskin vähentyminen
- Tartuntatautien leviämisen väheneminen
- Taloudelliset säästöt tilakustannuksissa
- Polttoaineiden kulutuksen ja ympäristöhaittojen väheneminen.
- Työn ja vapaa-ajan sekoittuminen
- Häiriöt ympäristössä
- Johtaminen ja esihenkilötyö: riittämätön ohjaus, valvonta, tuki ja palaute
- Työkuormituksen ja -ajanhallinnan ongelmat
- Eristäytyminen, syrjäytyminen työyhteisöstä
- Luottamuksen, yhteistyön ja osaamisen kehittymisen vaarantuminen
- Yhteiseen ajankäyttöön liittyvät esim. läsnäoloa vaativista kokousajoista sopiminen
- Sairaana työskentely
- Varhaiseen tuen tarpeen tunnistamatta jääminen
- Työyhteisön ristiriitojen peittely
- Päihdeongelman tunnistamatta jääminen tai paheneminen.
Etätyöstä sopiminen ja hyvät käytännöt
Etätyöhön ryhtyminen edellyttää yhteisymmärrystä työntekijän ja työnantajan välillä. Työyhteisöä laajemmin koskevat periaatteet käsitellään yhteistoiminnassa. Etätyösopimuksessa määritellään esihenkilön ja työntekijän välillä esimerkiksi: etätöiden määrä, aikataulu, kustannukset, sopimuksen kesto, muut tarpeelliset seikat sekä työpaikalla yhdessä sovitut toimintatavat. Sovittaessa on otettava huomioon työntekijöiden yhdenvertainen kohtelu.
Etätyöstä voidaan sopia osana työsopimusta, jos työntekijä alun perinkin palkataan etätyöhön. Vaihtoehtoisesti etätyöhön voidaan sopia myös myöhemmin työsuhteen aikana. Etätyöhön siirtyminen työnantajan tiloista on vapaaehtoista sekä työnantajalle että työntekijälle. Etätyöntekijällä ei siten ole ehdotonta oikeutta vaatia etätyöhön pääsyä, eikä työnantaja toisaalta voi pakottaa työntekijää etätyöhön. Etätyöjärjestelyä koskeva sopimus on hyvä tehdä kirjallisesti.
Etätyöjärjestelystä voidaan sopia myös määräajaksi tai voidaan sopia tietystä vähimmäisajasta, jonka jälkeen etätyö jatkuu toistaiseksi, mikäli molemmat osapuolet niin haluavat. Etenkin pidemmissä etätyöjärjestelyissä on hyvä sopia peruuttamismahdollisuudesta eli siitä, että järjestely voidaan irtisanoa puolin ja toisin esimerkiksi kahden kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen. Etätyön päättämistä koskeva ilmoitus ei merkitse itse työsopimuksen irtisanomista, ainoastaan etätyöjärjestelyn lakkaamista.
Työjärjestelyjen osalta on tarpeen sopia erityisesti raportointijärjestelyistä, yhteydenpidosta työpaikalle sekä työaikajärjestelyistä.
Etätyöstä aiheutuu lähes aina kustannuksia, joiden korvaamisesta on sovittava ennen etätyöhön siirtymistä. Yleensä työnantaja hankkii etätyössä tarvittavat laitteet ja välineet sekä vastaa niiden asennuksesta, huollosta ja teknisestä tuesta. Työntekijä ja työnantaja voivat myös sopia, että työntekijä käyttää omia työvälineitään, jolloin sovitaan työnantajan mahdollisesti maksamista korvauksista. Tietoliikennekustannuksia voivat olla laajakaistaliittymän maksu ja muut puhelinkulut.
Etätyö saattaa edellyttää, että työmatkoista ja niiden korvaamisesta sovitaan tavallista yksityiskohtaisemmin. Lähtökohtana on, että työnantaja ei korvaa työpaikan ja kodin välisiä matkakustannuksia.
Työnantaja vastaa etätyöntekijän työterveydestä ja -turvallisuudesta. Tietyt työturvallisuuslain säännökset soveltuvat kodin olosuhteisiin kuitenkin vain rajoitetusti.
Ennen etätyöhön siirtymistä on kiinnitettävä huomiota etätyön erityisiin työsuojeluvaaroihin ja -haittoihin sekä etätyöpaikan työskentelyolosuhteisiin. Etätyössä korostuvat usein työn henkiset kuormitustekijät sekä ergonomiakysymykset.
Etätyötä tehtäessä sattuvat työtapaturmat ovat lakisääteisen tapaturmavakuutuksen piirissä. Työn ja vapaa-ajan rajaa voi kotona tehtävässä työssä kuitenkin joskus olla vaikea erottaa ja vapaaehtoinen vapaa-ajan tapaturmavakuutus, joko työnantajan tai työntekijän itsensä kustantamana, onkin suositeltava.
Etätyön puitesopimuksen mukaan tietoturvallisuudesta ja sen kustannuksista vastaa työnantaja. Työntekijän taas on noudatettava työnantajan antamia tietoturvallisuusohjeita.
Etätyöstä sovittaessa on hyvä määritellä
- etätyöpaikat ja tehtävät ja niihin liittyvät mahdolliset rajoitukset esim. tietoturvan vuoksi
- etätyöpäivien ilmoittamismenettely
- etätyön aloittaminen ja päättäminen
- sairauspoissaolojen ilmoittamismenettely
- milloin etätyötä ei voida tehdä
- tavoitettavuus
- raportointivelvoite
- vasteaika yhteydenottoihin
- työajan seuranta
- työvälineet, hankinta ja ylläpito
- työterveys ja -turvallisuusasiat, ergonomia
- tietosuoja
- kustannusten korvaaminen.
Työympäristön ratkaisuja kannattaa pohtia työpaikoilla yhteisvoimin:
- Mikä on kunkin kohdalla ensisijainen ja paras työn tekemisen paikka?
- Miten luodaan ja varmistetaan terveellinen ja turvallinen työ ja työympäristö kaikille?
- Miten tuetaan yhteistyötä, yhteistoimintaa, yhteisöllisyyttä ja yhteistä oppimista?
Muistilista etä- ja hybridityön kehittämiseen
- Sopimus, säännöt, käytännöt, arviointi, kehittäminen yhdessä
- Tasapuolisuuden huomioon ottaminen
- Yhteiset periaatteet, yksilölliset ratkaisut
- Huolellinen perehdyttäminen käytäntöihin
- Yhteydenpito-, kokous- ja vuorovaikutuskäytännöt toimiviksi
- Säännölliset keskustelut esihenkilön kanssa
- Työssä suoriutumisen, kuormittumisen, työajan ja työilmapiirin seurannan käytännöt toimiviksi
- Suunnitelmallinen osaamisen kehittäminen
- Tietoturva-asiat kuntoon
- Kalusteet ja työvälineet kuntoon
- Ongelmiin tarttuminen nopeasti
- Reflektio myös asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa: mikä toimii, mikä ei?
- Hybridimalli rakentuu käytännön kautta, joustavana ja kehittyvänä prosessina.
Näin onnistut etätyössä
Jos työpaikallasi ei vielä ole etätyökäytäntöä tai et ole sen piirissä, toimi näin:
- Kirjaa ylös keskeiset työtehtäväsi toimistolla.
- Mitkä tehtävistä ovat sellaisia, jotka eivät edellytä läsnäoloa toimistolla, mitkä taas edellyttävät?
- Mitä ongelmia tai haasteita työtehtävien suorittamiseen etätyönä voisi liittyä?
- Selvitä vastuut ja säännöt, jotka liittyvät oman työorganisaatiosi etätyöhön.
- Ota etätyömahdollisuus puheeksi esihenkilösi kanssa.
- Mieti, missä mieluiten työskentelisit ja missä työnteko sujuu erityisen hyvin?
- Selvitä, millaista tekniikkaa, ohjelmistoja ja apuvälineitä tarvitset etätyössä? Selvitä myös, mistä saat tarvittaessa teknistä tukea.
Etätyötä tehdessäsi toimi näin:
- “Nyt on työaika!” Tee selväksi etäympäristössäsi oleville henkilöille esimerkiksi perheenjäsenille, että tarvitset työrauhan, koska olet ryhtymässä työhön.
- Huolehdi ergonomiasta. Hyvä työasento on a ja o.
- Suunnittele työpäiväsi taukoineen etukäteen.
- Ole aktiivinen yhteydenpidossa kollegoihin, esihenkilöön ja yhteistyökumppaneihin.
- Hyödynnä sosiaalista mediaa ja muita kanavia monipuolisesti.
- Osallistu kokouksiin ja seminaareihin, tapaa ihmisiä myös kasvokkain.
- Muista pitää taukoja. Keho ja mieli kaipaavat liikettä!
- Vaihtele ympäristöä, työskentele välillä vaikkapa kahvilassa, ulkona puistossa tai kirjastossa, jos se työhön sopii.
- Kutsu kollegasi luoksesi töihin!
Työterveyden ja -turvallisuuden hallinta
Työnantajalla on vastuu kaikkien työntekijöidensä turvallisuudesta ja terveydestä työssä, mukaan lukien etätyötä tekevät. Työnantajalla on rajallinen mahdollisuus valvoa työolosuhteita tai seurata työaikaa ja kuormittumista etätyössä, joten työturvallisuuden hallintaan on syytä kehittää hyviä yhteistyökäytäntöjä.
Etätyön luonne ja erityispiirteet on hallittava, jotta mahdollisiin vaaroihin ja ongelmiin voidaan varautua ja luoda terveelliset, turvalliset työtä tukevat olosuhteet myös etätyöläiselle. Työturvallisuuslaki edellyttää työn vaarojen ja haittojen tunnistamista, arviointia sekä ennaltaehkäiseviä että korjaavia toimenpiteitä myös etätyön osalta. Arvioinnin suunnittelussa on syytä miettiä, miten riskit arvioidaan ja mitkä riskit painottuvat etätyössä.
Työturvallisuuskeskus on tuottanut lomakkeen etätyön vaarojen arvioinnin tueksi (pdf). Lomaketta voi käyttää esimerkiksi esihenkilön kanssa käytävän keskustelun tukena. Tarvittaessa voi turvautua työterveys- tai työsuojeluhenkilöstön asiantuntija-apuun. Arvioinnin perusteella voidaan sopia toimenpiteistä, joita etätyön turvallisuuden varmistamiseen tarvitaan.
Työhyvinvointipäiväkirja auttaa työntekijää näkemään, missä on oman työn ja työympäristön sekä hyvinvoinnin suurimmat puutteet. Säännöllisistä etätyöntekijöille suunnatuista terveystarkastuksista on hyötyä.
Työympäristön osa-alueet työn vaarojen ja haittojen selvittämisessä
Fyysinen ja tekninen
- käytössä olevat tilat, tilajärjestelyt, sisustus-, kalustus- ja varusteratkaisut
- koneet, laitteet, sisäilmasto, akustiikka, valaistus
- järjestys ja siisteys
Toiminnallinen
- työtavat, -asennot, -liikkeet
Psykososiaalinen
- työn johtaminen ja organisointi
- yhteistyö, viestintä ja vuorovaikutus
- yksilöllinen käyttäytyminen työyhteisössä
Virtuaalinen
- teknologiaratkaisut, välineet, erilaiset sovellukset
- alustat ja palvelut toiminnalle, joka tapahtuu eri käyttöliittymien avulla.
Ergonomia
Etätyö on yleensä pääosin näyttöpäätetyötä. Työturvallisuuslaki ja Valtioneuvoston päätös näyttöpäätetyöstä sisältävät ergonomiaan liittyviä työnantajaa koskevia velvoitteita, joita on sovellettava mahdollisuuksien mukaan myös etätyössä:
- Päätetyöpaikat pitää arvioida terveyden kannalta ja tarvittaessa korjata.
- Työympäristön, laitteiden ja ohjelmistojen on täytettävä vähimmäisvaatimukset.
- Työ ei saa olla liian yksipuolista tai sitä pitää tauottaa.
- Opastuksesta ja ohjeistuksesta pitää huolehtia.
- Näöntarkastukset on järjestettävä ja tarvittaessa kustannettava erityiset päätelasit.
Vinkkejä etätyön ergonomiaan
- Pyri järjestämään työpisteesi kotona siten, että työn ja vapaa-ajan välillä on selkeä raja.
- Säännöllistä etätyötä varten kannattaa tehdä pysyvä työpiste, jossa työtaso, näyttö.
- ja työtuoli ovat sopivalla korkeudella.
- Mahdollisuuksien mukaan työskentele välillä seisten. Mikäli työtaso ei ole säädettävä, työpöydälle voi hankkia erillisen korokkeen. Myös kirjapinolla voi muokata työskentelykorkeutta.
- Apuvälineistä voi olla apua, kun työskentelet erilaisissa paikoissa tai vaihtelet työasentoa esimerkiksi:
- lisätuki tai tyyny tuoliin lanneselkää tai niskaa tukemaan
- kannettavan teline ja sylituki
- irtonäppäimistö ja -hiiri
- erillinen näyttö
- kyynärtuki
- ergomatto
- aktivointilauta
- liiketehostin
- Ota puheeksi työnantajan kanssa ergonomiaan liittyviä kehitystarpeita: voisiko kalusteita tai apuvälineitä saada lainaksi?
Tapaturmien torjunta ja vakuutusturva
Työtapaturma- ja ammattitautilain mukainen vakuutusturva koskee kaikkea työsuhteessa tehtävää työtä, myös etätyötä. Kotona tehtävän etätyön vakuutusturva on kuitenkin rajallinen, työtehtävään sidottu. Etätyössä työtapaturmana korvataan vain työntekijän etätyöksi sovittuun työhön välittömästi liittyvän toiminnan yhteydessä sattuneet tapaturmat. Toiminnalla tulee olla pääasiallinen ja olennainen yhteys työhön. Työtilan ulkopuolella sattuneet tapaturmat korvataan vain, jos toiminnalla on syy-yhteys työhön.
Ruokailuun tai muihin taukoihin liittyvässä toiminnassa sattuneet tapaturmat eivät kuulu vakuutusturvan piiriin etätöissä. Mikäli työntekijä tekee töiden lomassa välillä kotitöitä, niiden yhteydessä sattuvia tapaturmia ei korvata työtapaturmina. Tällöin ei ole kyse työssä tai työstä johtuvissa olosuhteissa sattuneesta tapaturmasta.
Vakuutusturva ei ole voimassa niin sanotuilla tavanomaisen työmatkan hyväksyttävillä poikkeamillakaan. Jos kotona etätyöpäivänä liukastuu esimerkiksi hakiessaan lasta päivähoidosta, tätä ei korvata työtapaturmavakuutuksesta. Vastaava liukastuminen korvattaisiin työmatkatapaturmana tietyin edellytyksin, jos työntekijä olisi ollut tavanomaisella matkalla töistä kotiin päiväkodin kautta.
Halutessaan työnantaja voi vahvistaa työntekijöiden vakuutusturvaa vapaaehtoisella vakuutuksella esimerkiksi tapaturmavakuutuslain mukaisella vapaa-ajan ryhmävakuutuksella, joka kattaa henkilöstön tapaturmariskit vapaa-aikana mukaan lukien lakisääteiseen tapaturmavakuutukseen sisältymättömät etätyön tapaturmariskit.
Myös omalla henkilökohtaisella vakuutuksella voi vahvistaa omaa vakuutusturvaansa. Jokaisen etätyöntekijän kannattaa selvittää oma vakuutusturvansa, mutta ennen kaikkea muistaa turvallisuuden periaatteet: tunnista vaara – tee mahdollisuuksien mukaan tarvittavat toimenpiteet vaaran poistamiseksi tai pyydä apua – toimi vasta kun turvallisuus on varmistettu.
- Vahingoittunut liukastui etätöissä ulkona tauolla ollessaan, kaatui ja mursi vasemman ranteensa.
- Vahingoittunut jätti kätensä pesukoneen luukun väliin ottaessaan pyykkejä pesukoneesta ollessaan etätöissä kotona.
- Vahingoittunut kaatui ja kompastui rappusissa lasten leikkikaluihin.
- Nousi työpöydän äärestä hakeakseen printteriltä kirjeen ja kolhaisi polvensa pöydän kulmaan.
- Työpapereita postiin viedessään liukastui ja nyrjäytti nilkkansa.
- Vahingoittunut siirsi autoa kotipihalla asiakkaan auton tieltä, liukastui pihalla.
Työsuojelun yhteistoiminta
Työsuojelun yhteistoimintaa organisoitaessa ja kehitettäessä on tärkeää ottaa huomioon myös etätyöhön liittyvät erityispiirteet ja tarpeet. Työsuojeluvaltuutetun ja -päällikön tulee kyetä toimimaan tehtävissään siten, että he voivat toteuttaa lain edellyttämät tehtävät. Heillä on oltava riittävä mahdollisuus perehtyä työympäristöön ja työyhteisöön liittyviin työntekijöiden turvallisuuteen ja terveyteen vaikuttaviin asioihin myös etätyöntekijöiden osalta.
Työsuojelunvaltuutetun tulee voida kannustaa edustamiansa työntekijöitä kiinnittämään huomiota työn turvallisuuteen ja terveellisyyteen ja tekemään ehdotuksia työympäristön kehittämiseksi. Työsuojeluvaltuutetun tärkeä tehtävä on välittää työntekijätason tietoa työturvallisuus- ja työterveysasioista käsiteltäväksi yhteistoiminnassa työnantajan kanssa.
Lähteet ja lisätietoa
Ota yhteyttä
- Julkaisija:
- Työturvallisuuskeskus, palveluryhmä
- Sisältö:
- Tari Aho Sivistystyönantajat; Petri Ellimäki, Henkilöstöpalveluyritysten Liitto HPL; Timo Höykinpuro Finanssiala ja Palvelualojen työnantajat; Erika Kähärä, Palvelualojen ammattiliitto PAM; Tanja Lehtoranta, Ammattiliitto Pro; Kimmo Pakarinen Työturvallisuuskeskus; Nuutti Pursiainen Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut; Päivi Rauramo, Työturvallisuuskeskus
- Julkaisuvuosi:
- 2023
- Toimialat:
- Yksityiset palvelualat
- Aiheet:
- ergonomia etätyö monipaikkainen työ työaika työsuojelun yhteistoiminta työterveyshuolto työturvallisuus
- Julkaisumuodot:
- Digijulkaisu
- Kielet:
- suomi