Siirry sisältöön
Etusivu
Työturvallisuuskeskus
Julkaisija:
Työturvallisuuskeskus, palveluryhmä
Sisältö:
Tuula Haavasoja, Julkisten ja hyvinvointialojen liitto; Heli Kannisto, Tehy; Mikko Kuivalainen, Työturvallisuuskeskus; Merja Vihersalo, Palvelualojen ammattiliitto PAM; Kirsi Mäkinen, Apteekkien työnantajaliitto Apta; Nuutti Pursiainen, Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut YTN; Päivi Rauramo, Työturvallisuuskeskus
Julkaisuvuosi:
2021
Toimialat:
Yksityiset palvelualat
Julkaisumuodot:
Digijulkaisu
Kielet:
Suomi

Yhteistoiminta

Yhteistoiminnan tavoitteena on edistää henkilöstöjohtamisen ja kehittämisen päämäärien toteutumista sekä parantaa työyhteisön toimintaa ja työoloja. Yhteistoimintamenettelyiden merkitys korostuu erityisesti työelämän muutostilanteissa.

Yhteistoiminnan keskeisenä tavoitteena on

Työnantajan ja työntekijän yhteistoimintaa säätelee yhteistoimintalaki sekä useat muut säädökset ja työmarkkinajärjestöjen väliset sopimukset. Yhteistoimintalakia sovelletaan yrityksiin, joiden työsuhteessa olevien työntekijöiden määrä on säännöllisesti vähintään 20 (tiettyjen säännösten osalta soveltamisrajana on 30 työntekijää)

Yhteistoiminnan osapuolina ovat työnantaja ja henkilöstö. Asian luonteesta ja laajuudesta riippuen asiat käsitellään työntekijän ja hänen esihenkilönsä tai työnantajan edustajan ja henkilöstöryhmän edustajan välillä.

Yhteistoiminnassa käsiteltävät asiat

Yhteistoiminnassa on käsiteltävä työnantajan työnjohtovallan piiriin kuuluvat työntekijöiden asemaan vaikuttavat olennaiset muutokset työtehtävissä, työmenetelmissä, töiden ja työtilojen järjestelyissä sekä siirrot tehtävistä toiseen. Lisäksi on käsiteltävä säännöllisen työajan järjestelyt, näihin liittyvät muutokset ja aiottujen muutosten vaikutukset säännöllisen työajan alkamiseen ja päättymiseen samoin kuin lepo- ja ruokataukojen ajankohtiin, jollei työnantajaa sitovassa työehtosopimuksessa märitellä asiaa muutoin.

Esimerkkejä yhteistoiminnassa käsiteltävistä asioista:

  • Työhön otossa noudatettavat periaatteet ja käytännöt.
  • Henkilöstösuunnitelma ja koulutustavoitteet.
  • Vuokratyövoiman käytön periaatteet, ilmoitukset ja jatkettu neuvottelumenettely.
  • Sisäinen tiedottaminen.
  • Muuhun lainsäädäntöön perustuvien suunnitelmien, periaatteiden ja käytäntöjen käsittely: tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelmat, päihdeohjelma, kamera- ja kulunvalvonta, sähköpostin ja tietoverkon käytön periaatteet, henkilöstörahaston perustaminen ja voittopalkkiojärjestelmä sekä voittopalkkiojärjestelmästä luopuminen ja henkilöstörahaston purkaminen.

Välitön yhteistoiminta

Yksittäistä työntekijää koskevat asiat käsitellään ensisijaisesti työntekijän ja esihenkilön välillä. Työntekijällä on oikeus pyytää tarvittaessa tuekseen luottamusmies, työsuojeluvaltuutettu tai muu henkilöstön edustaja.

Välitöntä yhteistoimintaa on myös yhteistoiminta-asioiden käsittely työpaikalla esimerkiksi työpaikkakokouksessa. Tällöin on huolehdittava, että kaikille työntekijöille annetaan mahdollisuus osallistua asioiden käsittelyyn. Voidaan esimerkiksi järjestää useampi kokous samasta asiasta.

Edustuksellinen yhteistoiminta

Edustuksellisessa yhteistoiminnassa käsitellään henkilöstöä laajasti ja yleisesti koskevat yhteistoiminta-asiat. Yhteistoimintaelimessä ovat työnantajan edustajat ja henkilöstön edustajat, yleensä luottamusmiehet tai luottamusvaltuutetut.

Yhteistoimintaneuvottelut

Yhteistoimintaneuvottelut perustuvat henkilöstölle oikea-aikaisesti annettuihin, riittäviin tietoihin yrityksen tilasta ja suunnitelmista. Neuvotteluissa on oltava mahdollisuus aitoon vuorovaikutukseen ja niiden tavoitteena on yksimielisyys.

Yhteistoimintaneuvottelut on hyvä käydä mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ennen päätöksentekoa siten, että henkilöstöllä on tosiasialliset mahdollisuudet vaikuttaa käsiteltävän asian lopputulokseen. Yhteistoimintaneuvotteluissa käydään läpi työnantajan esittämien muutosten perusteet, vaikutukset ja vaihtoehdot. Lopullinen päätösvalta on työnantajalla.

Työsuojelun yhteistoiminta työpaikoilla perustuu muun muassa seuraavaan lainsäädäntöön

  • Työturvallisuuslaki (738/2002) edellyttää, että työnantaja ja työntekijät ylläpitävät ja parantavat yhteistyössä työpaikan turvallisuutta ja terveellisyyttä.
(avautuu uuteen ikkunaan)

Työsuojeluvaltuutetun ja luottamusmiehen roolit

Työsuojeluvaltuutettu on työntekijöiden keskuudestaan vaaleilla valitsema henkilö, joka edustaa työntekijöitä käsiteltäessä työterveyteen ja työturvallisuuteen liittyviä asioita yhteistoiminnassa työnantajan kanssa ja suhteessa työsuojeluviranomaisiin. Työsuojeluvaltuutetun valinnasta ja toiminnan sisällöstä määrittelee laki työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta sekä työ- ja virkaehtosopimukset.

Työsuojeluvaltuutettu edustaa työpaikalla koko henkilöstöä, myös ammattiliittoon kuulumattomia. Tämän lisäksi työsuojeluvaltuutetun tehtävänä on oma-aloitteisesti perehtyä työpaikkansa työympäristöön ja työyhteisön tilaan liittyviin työntekijöiden turvallisuuteen ja terveyteen vaikuttaviin asioihin sekä työsuojelusäännöksiin. Samoin hän osallistuu työsuojelua koskeviin tarkastuksiin ja asiantuntijan tutkimuksiin, jos tämä tai työsuojeluviranomainen katsoo tutkimukseen osallistumisen tarpeelliseksi. Työsuojeluvaltuutetun tehtävänä on myös osaltaan kiinnittää edustamiensa työntekijöiden huomiota työn turvallisuutta ja terveellisyyttä edistäviin seikkoihin.

Myös luottamusmies valitaan vaaleilla työpaikalla. Luottamusmies on aina ammattiliiton jäsen ja edustaa neuvotteluissa ensisijaisesti järjestäytyneitä eli ammattiliittoon kuuluvia työntekijöitä. Hän voi yhteistoimintaneuvotteluissa kuitenkin edustaa myös koko henkilöstöä. Luottamusmiehen valinta perustuu lakeihin sekä työ- ja virkaehtosopimuksiin.

Yhteistoimintalakien edellyttämissä neuvotteluissa henkilöstöä edustavat joko työehtosopimuksen perusteella valittu luottamusmies tai työsopimuslain 13 luvun 3 §:n nojalla valittu luottamusvaltuutettu. Luottamusmiehen ja luottamusvaltuutetun toimenkuvat ovat samankaltaisia, mutta heidän tehtävänsä ja velvollisuudet perustuvat eri sopimuksiin ja säännöksiin.

Luottamusmiehen tehtävät perustuvat työehtosopimukseen ja luottamusvaltuutetun toimenkuva perustuu työsopimuslakiin. Jos yhteistoimintaneuvotteluissa käsiteltävä asia koskee myös työntekijöiden turvallisuutta ja terveyttä, eikä asiaa ole käsitelty tai käsitellä työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta annetun lain mukaisesti, henkilöstöryhmää edustaa myös työsuojeluvaltuutettu.

Luottamusmiehen (luottamusvaltuutetun) toiminta painottuu työsuhteeseen liittyviin asioihin, kuten työehtosopimusten, työlainsäädännön ja muiden työehtojen noudattamiseen työpaikalla. Hän toimii edunvalvojana, neuvottelijana, sopijana, sovittelijana ja tiedonvälittäjänä työntekijöiden ja työnantajan välillä.

Yhdenvertaisuus- ja tasa-arvoasioissa henkilöstöä edustaa ensisijaisesti luottamusmies (luottamusvaltuutettu), mutta jos tällaista ei ole valittu on sellaisella henkilöstön edustajalla, joka on osallistunut yhdenvertaisuus- ja /tai tasa-arvotoimien suunnitteluun, on oikeus pyynnöstä saada tietää, mihin toimiin työnantaja on ryhtynyt yhdenvertaisuuden ja tasa-arvon edistämiseksi työpaikalla. Sama oikeus on myös työsuojeluvaltuutetulla.

Parhaimmillaan työsuojeluvaltuutettu ja luottamusmies toimivat työparina tukien toisiaan ja arvioiden eteen tulevia asioita useasta näkökulmasta. Työsuojeluvaltuutetun ja luottamusmiehen tehtävissä viestinnällä on merkittävä rooli. Uutena vasta valittuna henkilöstön edustajana on heti alussa tärkeää tehdä itsensä ja roolinsa tutuksi organisaatiossa. Viestintä on keskeinen keino ja siihen kannattaa varata aikaa.

Pohdittavaksi

  • Millainen työympäristö mahdollistaa vuorovaikutuksen ja toisaalta keskittymisen ja työrauhan?
  • miten liikkuva, monipaikkainen työ on otettu huomioon johtamisessa ja viestinnässä?
  • Missä, miten ja milloin viestintää toteutetaan?
  • Millaisia välineitä ja sovelluksia työntekijät tarvitsevat?
  • Mitä digitaalisia dokumentteja käytetään ja miten?
  • Mitä tietoa jaetaan sähköisesti ja miten?
  • Pääsevätkö kaikki tarvitsemaansa tietoon käsiksi?
  • Miten laaja on yhteistyöverkosto, jonka kanssa työntekijä on vuorovaikutuksessa?
  • Millaisia tietoturvakäytäntöjä organisaatiossa on ja mihin ne vaikuttavat?

Työyhteisöviestintä

Työyhteisöviestinnän tavoitteena on mahdollistaa hyvät edellytykset tiedonkululle, yhteistyölle ja yhteistoiminnalle. Tärkeää on myös, että jokaisella on halua ja kykyä tarkastella omaa rooliaan ja kehittää taitojaan viestinnän, vuorovaikutuksen, yhteistyön ja yhteistoiminnan osapuolena. Viestinnän kokonaisvastuu on aina organisaation ylimmällä johdolla mutta jokainen on työyhteisössä viestijä.

Organisaatio on tavoitteellinen, työnjakoon perustuva yhteistoimintajärjestelmä. Työyhteisöviestinnällä tarkoitetaan ensisijaisesti organisaation sisäisten työyhteisöjen ja niiden jäsenten välistä tiedon välitystä ja vuorovaikutusta mukaan lukien henkilöstön edustajat, asiantuntijat ja kehittäjät. Tavoitteena on, että kaikki työntekijät saavat tarvitsemaansa tietoa työhön ja työyhteisöön liittyvistä asioista sekä kokevat voivansa vaikuttaa työpaikan asioihin. Työyhteisöviestinnän toimivuuden varmistaminen kuuluu koko työyhteisölle. Tiedon tulisi kulkea kaikkiin suuntiin, johdolta työntekijöille ja päinvastoin sekä työntekijältä toiselle.

Työpaikan ihmiset muodostavat keskenään vuorovaikutusverkoston, jossa on omat, sovitut tiedonkulun ja yhteydenpidon tavat. Toimiva työyhteisön viestintä mahdollistaa hyvän työskentelyilmapiirin, vahvistaa työntekijöiden sitoutumista työyhteisöön, luo edellytykset turvalliselle, terveelliselle työlle, työssä onnistumiselle sekä yhteiselle oppimiselle.

Jokainen on työyhteisössä viestijä, joka antaa sanoille ja asioille merkityksiä omien kokemustensa sekä kunkin viestintätilanteen perusteella. Ryhmäviestintätilanteessa kehittyy ryhmän oma, yhteinen kieli. Samalla sanoille ja asioille syntyy uusia, ryhmälle yhteisiä merkityksiä.

Työyhteisön käsite on muuttunut ja laajentunut työn ja toimintatapojen muutoksien myötä. Työtä tehdään nykyisin enenevässä määrin verkostoissa, tiimeissä ja projekteissa. Silloin ylitetään helposti myös organisaatiorajoja.

Hyvässä työyhteisössä

  • tietoa jaetaan avoimesti ja tasapuolisesti
  • tuetaan uuden tiedon tuottamista ja yhteistä oppimista
  • jokaisella on mahdollisuus vaikuttaa omaa työtä koskeviin asioihin
  • työhön liittyvät sopimukset ja säännöt hyväksytään yhteisessä keskustelussa
  • ihmisten välillä vallitsee luottamus ja arvostus
  • jokainen kokee työnsä mielekkääksi ja merkitykselliseksi
  • jokaisella on halu mahdollisuus kehittää osaamistaan.

Johtaminen on tavoitesuuntautunutta vuorovaikutteista sosiaalista toimintaa, ohjaus- ja palauteviestintää. Johtamisen tarkoitus on saada aikaan tuloksia ihmisten avulla ja ihmisten kanssa. Johtaminen tapahtuu siis aina ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa. Johtamisen tärkein väline on organisaatio ja sen puitteissa toteutuva työnjako ja yhteistoiminta. Johtajien ja johtoryhmän rooli on viestinnässä erityinen, sillä heillä on todennäköisesti kattavin ja ajankohtaisin tieto.

On tärkeää pohtia organisaation viestinnän nykytilaa ja kehittämistarpeita. Viestintä ei ole enää organisaatioiden kontrolloitavissa kuten ennen. Epävirallisen viestinnän merkitys kasvaa sitä mukaa kuin asiat monimutkaistuvat.

Ulkoisella viestinnällä tarkoitetaan organisaation ja sen ulkopuolisten toimijoiden ja henkilöiden välistä viestintää esimerkiksi asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden, alihankkijoiden, palveluntuottajien, vuokratyönantajien, tavarantoimittajien, sijoittajien ja muiden sidosryhmien välillä tapahtuvaa tiedon välitystä.

Onnistunut ulkoinen viestintä mahdollistaa verkostoitumisen ja verkostotuen. Se luo, ylläpitää ja vahvistaa työturvallisuutta, organisaation oppimista, uudistumista, tuloksellisuutta sekä myönteistä työnantajakuvaa. Ulkoista viestintää koordinoidaan isommissa organisaatioissa ainakin osittain viestintäosastoilla. Alla olevassa kuvassa on esimerkkejä ulkoisen viestinnän ja yhteistyön toimijoista.

Pohdittavaksi

  • Onko viestintä-, vuorovaikutus- ja kokouskäytäntöjä tarpeen uudistaa?
  • Millainen teknologiaratkaisuja, viestintäkanavia ja välineitä, alustoja, sovelluksia ja palveluita tarvitaan?
  • Millaisilla viestintä- ja kokouskäytännöillä voidaan tukea ja vahvistaa yhteistoiminnan toteuttamista?
  • Miten itseohjautuvassa organisaatiossa työyhteisöviestintä tukee yhteistoimintaa?
  • Onko etä- ja monipaikkaisen työn näkökulma syytä ottaa huomioon?
  • Tarvitaanko yhteisiä toimintaohjeita, koulutusta ja perehdytystä muuttuvassa viestintäympäristössä toimimiseen?

Median rooli

Viestintäteknologian nopea kehitys ja ihmisten verkkokäyttäytymiseen liittyvät muutokset ovat vaikuttaneet organisaatioiden viestintäympäristöön ja -tapoihin merkittävästi. Erilaiset vuorovaikutukseen tarkoitetut digitaaliset työvälineet ja sosiaalinen media ovat vakiinnuttaneet paikkansa suomalaiseen työelämään viime vuosina. Esimerkiksi sosiaalista mediaa käytetään virallisten verkkosivujen tueksi laajasti viestintään, tiedottamiseen, palveluiden tunnetuksi tekemiseen, osallisuuden vahvistamiseen, palautteen saamiseen ja brändin luomiseen.

Sosiaalinen media voidaan myös nähdä työpaikan yhteisöllisen luovuuden vahvistajana. Digitaaliset työvälineet ovat helpottaneet ideoiden kehittämistä sekä jakamista työssä. Sähköisten työtilojen ja pikaviestintävälineiden käytön yleistyttyä, työpaikoilla tarvitaankin entistä enemmän ohjeistusta ja osaamista monimuotoisen viestintäympäristön hallintaan.

Nykyinen mediakenttä voidaan jaotella omaan, lainattuun, ansaittuun ja ostettuun mediaan. Viestin vastaanottajan tulee aina tietää, kuka on toiminut sisällöntuottajana.

Oma media on yrityksen omistama ja täysin hallitsema aineisto kuten verkkosivu, blogi, mobiilisovellus, tiedote, uutiskirje, tausta-aineistoja, tutkimus tai julkaisu. Onnistunut kokonaisuus edellyttää hyvää ymmärrystä toimialasta, sidosryhmistä, kehityksen suunnasta ja mahdollisuuksista. Avainviestit ovat tärkeitä.

Lainattua mediaa edustavat erilaiset sosiaalisen median kanavat, joissa toimitaan alustan omistajan säännöillä. Organisaatio voi perustaa kanavansa esimerkiksi Facebookiin, Twitteriin tai LinkedIniin ja tuottaa sinne kustomoitua sisältöä. Olemassa olevan alustansa ja yleisönsä ansiosta lainattu media toimii väylänä, joka ohjaa yleisöjä myös omistettuihin medioihin. Lisäksi se voi toimia alustana, jossa uudet yleisöt kohdataan ja kohderyhmät sitoutetaan.

Ansaittu media on organisaation kolmansilta osapuolilta osakseen saamaa huomiota. Perinteisesti tämä on tarkoittanut journalistisen prosessin läpikäynyttä näkyvyyttä toimitetussa mediassa. Ansaitun median käsite on kuitenkin laajentunut. Digiajan ansaitussa mediassa verkossa tapahtuvalla word of mouth (WOM) -viestinnällä on suuri rooli. Perinteisesti WOM-ilmaisulla on tarkoitettu suullisesti leviävää tietoa tai suullista viestintää. Viime aikoina käsite on rajautunut viittaamaan nimenomaan yksityisten ihmisten väliseen epäviralliseen viestintään ja kokemusten vaihtoon etenkin kulutushyödykkeistä, yrityksistä ja brändeistä. Yksimielisyyttä käsitteen tarkasta määritelmästä ei ole. Verkon WOM-viestintää ovat esimerkiksi arviot erilaisista palveluista ja tuotteista keskustelupalstoilla ja sovelluksissa sekä sosiaalisen median päivitykset, linkit ja jaot.

Ostettu media on rahaan vaihdettua ilmoitustilaa tai mainostilaa. Ostettua mediaa voi olla myös asiantuntijalta tilattu artikkeli, blogi, video tai tutkimus. Oivaltava, tutkimukseen ja luovuuteen nojaava mainonta on edelleen tarpeen ja sille löytyy sovelluskohteita myös työyhteisöviestinnässä. Innostavalla tunteisiin vetoavalla visuaalisella ilmeellä voi herättää kiinnostusta ja aktiivisuutta. Tiedollisen pohjan tulee olla kuitenkin riittävän tukeva.

Onnistuneen kokouksen resepti

Neuvotteluja, kokouksia ja palavereita pidetään erilaisia tarkoituksia varten. Ne voivat olla aamu-, viikko- tai kuukausipalavereita, tiedotusluontoisia tilaisuuksia, ideointitilaisuuksia tai epävirallisia tapaamisia. Osa kokouksista on muodollisia asialistaan perustuvia. Tavoitteet ja toivottu lopputulos ohjaavat kokoontumisen luonnetta. Oleellista on, että kokouksen osallistujat tietävät etukäteen kokouksen luonteen ja osaavat valmistautua ja toimia toivotulla tavalla.

Perinteisten kokouskäytäntöjen tilalle tai lisäksi on tullut uusia joustavia tapoja, jotka sopivat nopeasti muuttuviin tilanteisiin ja erityisesti itseohjautuville tiimeille.

Kokoustyyppejä

  • Päätöskokous: päätökset, tiedoksi-asiat
  • Ideointikokous: projektin tai toiminnan käynnistys, ideointi ja suunnittelu
  • Teemakokous: pyydetyt alustajat
  • Suunnittelukokous: vuosi- tai kausisuunnitelmat
  • Huojuntapalaveri: lyhyt, ytimekäs päivittäinen palaveri, joka toteutetaan yleensä seisten ja voidaan pitää esim. aamuisin työpäivän alkaessa. Tarkoituksena on jakaa tietoa tiimin kesken ja tarkistaa, onko tavoitteissa pysytty.
  • Daily scrum eli päiväpalaveri: enintään 15 minuutin mittainen aikarajattu palaveri, jossa kehitystiimi tahdistaa keskinäiset työnsä ja luo suunnitelman seuraaville 24 tunnille.
  • Sprint review eli sprinttikatselmus: käydään läpi tiimin kesken, mitä on saatu aikaiseksi ”Done-asiat”, mutta myös ”NOT Done -asiat”. Lisäksi voidaan esimerkiksi tarkistaa, ollaanko budjetissa tai aikataulussa ja onko olemassa jotain riskejä, joihin tulisi varautua.

Kun työpaikalla suunnitellaan kokouskäytäntöjä, on hyvä pohtia niiden tavoitteita, sisältöjä, ajankäyttöä ja osallistujia. Myös yhteistoimintaan liittyvät kokouskäytännöt voivat olla uudistamisen tarpeessa.

  • Valmistele ajoissa kokouksen sisältö ja ajankäyttö taukoineen sen luonteen mukaan.
  • Suunnittele ja valitse sopivat kokousvälineet ja tilat sekä mahdollinen tarjoilu.
  • Huolehdi, että kokouskutsu, asialista ja muu mahdollinen materiaali lähetetään osallistujille ajoissa.
  • Huolehdi, että tarvittaessa paikalla on henkilö, joka pitää kokouspöytäkirjaa.
  • Ole itse ajoissa paikalla ja toivota osallistujat tervetulleeksi.
  • Anna hetki aikaa vapaamuotoiselle keskustelulle kokouksen alussa.
  • Toteuta tarvittaessa esittäytymiskierros.
  • Aloita kokous täsmällisesti ja pysy aikataulussa.
  • Kerro osallistujille kokouksen periaatteet: kesto, luonne, tavoite, käyttäytyminen.
  • Pidä huolta, että asiat etenevät.
  • Puutu epäystävälliseen, häiritsevään tai epäasialliseen käyttäytymiseen ystävällisesti, mutta jämäkästi.
  • Kokouksen kestäessä salli lyhyet tauot.
  • Tee välillä yhteenvetoja käsitellyistä ja päätetyistä asioista.
  • Sovi seuraava kokousajankohta yhdessä osallistujien kanssa. Mahdollisuuksien ja tarpeen mukaan kannattaa sopia useampi kokousajankohta.
  • Päätä kokous ajallaan kiittäen osallistujia.
  • Pyydä tarvittaessa palautetta kokouksen onnistumisesta ja kehitysehdotuksia.

  • Saatuasi kutsun, varmista, että varaus on kalenterissasi ja ilmoittaudu ajoissa.
  • Ilmoita myös mahdollinen este mahdollisimman nopeasti.
  • Tutustu kokouksen aineistoihin ja pohdi, mitä aiheet ovat edustamasi asian tai yhteisön kannalta tärkeitä.
  • Ole ajoissa paikalla. Älä ota vastaan kokousvarauksia liian lyhyin aikavälein tai päällekkäin.
  • Tervehdi ystävällisesti osallistujia. Tarvittaessa esittäydy.
  • Keskity asiaan ja aiheeseen, vältä monisuorittamista.
  • Pyydä puheenvuoroa. Pysy asiassa, puhu lyhyesti.
  • Kuuntele muita.
  • Kiitä kokouksesta järjestäjiä ja osallistujia.
  • Tee kalenterivaraukset sovitun suunnitelman mukaan.
  • Kiinnitä huomiota päivän huokoisuuteen: tunnin varauksista 45 min. ja puolen tunnin 20 min.

  • Kerro osallistujille etukäteen, mitä viestintäsovellusta käytetään.
  • Tutustu viestintäsovellukseen ja sen käyttöön etukäteen. Pyydä tarvittaessa apua.
  • Huolehdi työympäristösi häiriöttömyydestä ennen kokouksen alkua.
  • Laita ääniasetukset kuntoon
  • Käytä kameraa, jos mahdollista ainakin kokouksen alussa ja oman puheenvuoron aikana.
  • Vältä häiritseviä tai aiheeseen sopimattomia taustakuvia.
  • Pidä mikrofoni vaiennettuna kuunnellessasi.
  • Hyödynnä Chattiä keskusteluun.
  • Nauhoita kokous tarvittaessa poissaolevia varten.

Inhimillinen viestintä

Inhimillinen viestintä voidaan jakaa sanalliseen viestintään ja sanattomaan viestintään. Sanallinen viestintä on tyypillistä vain ihmiselle, ja siihen kuuluvat puheviestintä ja kirjoitusviestintä. Sanattomaan viestintään kuuluvat esimerkiksi ilmeet ja eleet, symbolit kuten liikennemerkit sekä esineet kuten vaatetus. Ihmisen sanaton viestintä on lähinnä visuaalista. Moniviestintä on sanallisen ja sanattoman viestinnän yhdistelmä.

Kieli eli sanoista rakentuva merkkijärjestelmä on verbaalisen eli sanallisen viestinnän perusta. Asiasisältöjä rakennetaan pääosin kielen avulla, koska näin voidaan ilmaista asioita täsmällisimmin. Verbaalisen viestinnän sisällön taso korostuu erityisesti tehtäväkeskeisissä ryhmissä, joissa käsiteltävät asiat saattavat olla hyvin moniulotteisia.

Nonverbaaliseen viestintään kuuluvat vuorovaikutuksen kaikki muut elementit paitsi kieli. Nonverbaalisen viestinnän merkkijärjestelmiä ovat

  • ilmeet (esim. hymy), katse, eleet (esim. sormien naputus, pään puistelu), liikkeet ja asennot
  • välimatka ja tilankäyttö (esim. istumajärjestys, etäisyydet)
  • äänen ominaisuudet (esim. painotukset, voimakkuus)
  • kosketus (esim. kättely, halaaminen).

Nonverbaalisella viestinnällä on monia tehtäviä. Sanattomat viestit, kuten katsekontaktit, säätelevät ryhmän vuorovaikutusta vaikuttaen esimerkiksi puheenvuorojen vaihtoon ja palautteen antoon. Niiden avulla voidaan myös ilmaista tunteita ja osoittaa ryhmässä vallitsevia henkilösuhteita ja statuseroja. Nonverbaalinen viestintä voi täydentää verbaalista viestintää tai korvata sen joissain tilanteissa kokonaan.

Ryhmätilanteessa on mahdotonta olla viestimättä nonverbaalisesti, vaikka ei olisikaan verbaalisesti aktiivinen. Myös se, että ei osallistu keskusteluun tai katso ketään silmiin, voi viestiä jotain muille ryhmän jäsenille. Nonverbaalista viestintää tiedostetaan yleensä huonommin kuin verbaalista viestintää, mutta sitä voidaan käyttää harkitustikin. Sanaton viestintä on usein monimerkityksellistä, joten se saatetaan tulkita eri tavoin kuin puhuja on tarkoittanut. Lisäksi eri kulttuureissa on erilaisia käytäntöjä siitä, millaista nonverbaalista viestintää pidetään sopivana.

Ryhmäviestinnässä kuunteleminen ja havainnointi ovat keskeisessä asemassa. Kuunteleminen tarkoittaa kuullun asian aktiivista tulkintaa, erittelyä ja arviointia, ei vain passiivista hiljaa istumista ja toisen puheen kuulemista. Kuunteleminen on oman osallistumisen ja keskustelun etenemisen perusta.

Kuunteleminen ja havainnointi ovat rinnakkaisia prosesseja. Niillä voidaan tarkoittaa samaa asiaa, mutta havainnointi käsitetään laajemmin. Havainnointi on havaitsemiseen perustuva aktiivinen prosessi, jossa aistihavainnoista tuotetaan merkityksiä. Havainnointi sisältää sekä verbaalisten että nonverbaalisten sanomien vastaanottamisen ja tulkinnan.

Havainnoinnin taito on perusta ryhmän toiminnan analysoinnille. Ryhmäviestintätilanteessa havainnointi on haasteellista, koska osallistujia on useita eikä kaikkia ehkä pystytä havainnoimaan yhtä hyvin. Vaikka ryhmässä ei voidakaan olla varmoja siitä, kuuntelevatko toiset, kuuntelemattomuus huomataan esimerkiksi keskustelun laadussa. Jos ryhmässä kuunnellaan ja havainnoidaan keskustelun kulkua, on toisten puheenvuoroista jatkaminen helpompaa.

Vuorovaikutustaidot – hyvä keskustelija

Aloita itsestäsi

  • Mieti rauhallisesti millainen itse olet keskustelijana ja kuuntelijana. Oletko tarkkailija, mietiskelijä vai vietkö innollasi muilta kohtuuttomasti tilaa?

Keskity ja ole läsnä

  • Oletko aidosti läsnä ja pohdi pystytkö keskittymään toiseen ihmiseen ympärillä olevassa ärsyketulvassa?

Älä keskeytä, mutta ole utelias

  • Oletko usein liian innokas ja jatkat toisen lauseita tai katkaiset ajatuksia huomaamatta, livenä tai etänä? Osaatko esittää kysymyksesi oikeaan aikaan, keskeyttämättä toista jatkuvasti?

Käytä arkikieltä

  • Käytätkö kieltä, jota kaikki ymmärtävät vai suositko termejä, joilla korostetaan erityisasiantuntijuutta tai väriä ja suljetaan osa ihmisistä keskustelusta pois.

Huomioi kaikki tasavertaisesti

  • Ovatko kaikki tasavertaisia vuorovaikutuksessa? Annatko jokaisen vaikuttaa vuorollaan?

Anna aikaa osallistua

  • Annatko tilaa tauoille ja siedätkö hiljaisuutta? Jollakulla voi olla vaikeaa ilmaista itseään nopeasti.

Puhu pelkäämättä

  • Osaatko keskustella myös vaikeista asioista ja kertoa niistä omakohtaisia kokemuksia? Kokemuspuhe vahvista luottamusta ja vahvistaa empatiaa.

Pilkka tuhoaa dialogin

  • Muistathan, että kovasanainen arvostelu ja kritiikki pilaavat vuorovaikutuksen? Uskallatko puuttua? Kukaan ei halua olla pilkan ja ivan kohteena.

Etsi yhteistä

  • Pyritkö voittamaan keskustelukumppanin? Silloin katoaa uteliaisuus ja oppimisen mahdollisuus. Etsi mieluumin yhdistäviä asioita. Pyrkimys on edetä kohti samaa, vaikka eri keinoin.

Vaikeneminen voi olla kultaa

  • Osaatko olla hiljaa? Se on tärkeä osa vuorovaikutusta ja mahdollisuus koota ja jäsentää asioita omassa päässä. Kaikkia hetkiä ei tarvitse täyttää äänellä.

Digitaalinen työyhteisöviestintä

Useammat työyhteisöt toimivat virtuaalisessa työympäristössä ainakin osittain. Virtuaalisen työympäristön merkitys korostuu organisaatioissa, jotka ovat maantieteellisesti hajautuneita. Tällöin suuri osa vuorovaikutuksesta tapahtuu digitaalisia kommunikointivälineitä käyttäen, kuten

Visuaalisuus on tärkeä osa viestintää. Tekstin ohella visuaalisella ilmeellä, kuvilla, videoilla ja infografiikoilla on merkittävä rooli. Viestintä on myös muuttunut aiempaa vuorovaikutteisemmaksi. Sen sijaan, että viestintää toteutettaisiin hierarkkisesti ylhäältä alas valistamalla tai mainostamalla, ihmiset valitsevat yhä useammin itse, minkälaisten sisältöjen pariin he hakeutuvat. Jokainen rakentaa oman päivittäisen syötteensä joko itse tai algoritmien ohjaamana.

Monipaikkaisuus ja etätyön lisääntyvä osuus ovat lisänneet tarvetta kehittää digitaalista viestintää entisestään. Työtä tehdään eri paikoissa: lähityönä työnantajan tiloissa, asiakkaan tiloissa ja etätyönä erilaisissa paikoissa esimerkiksi kotona. Monipuolinen ja suorituskykyinen teknologia on onnistuneen digitaalisen yhteistyön edellytys. Ei kuitenkaan ole olemassa kaikille sopivaa teknologiakokonaisuutta, vaan valinnoissa on tärkeää kiinnittää huomiota siihen, että teknologia sopii tehtävään.

Luottamus

Useat tutkijat korostavat kasvokkain tapaamisen tärkeyttä luottamuksen syntymisessä, mutta on myös näyttöä siitä, että luottamus voi syntyä virtuaalisesti. Luottamus rakentuu alussa sovittujen ja käyttöönotettujen viestintätapojen kautta ja vaatii jatkuvaa työtehtäviin liittyvää yhteydenpitoa. Luottamuksen syntymisen ja ylläpitämisen kannalta tärkeää ovat aloitteellinen toiminta ja reagointiherkkyys.

Luottamuksen syntymistä edistävät

Pohdittavaksi

  • Millaisia viestintärutiineja ja kokouskäytäntöjä olisi tarpeen muodostaa yhteistoiminnan tueksi?
  • Millaisia kanavavalintoja kannattaisi tehdä?
  • Miten viestintää voisi toteuttaa säännöllisesti, selkeästi ja johdonmukaisesti?
  • Mitä on tarpeen ottaa huomioon kriisi- ja muutosviestinnässä: oma rooli ja valmiudet, esim. yt-neuvotteluiden alkaessa?
  • Onko valmiuksia mediaviestintään esimerkiksi, kun toimittaja soittaa?
  • Miten saan lisää valmiuksia vaikuttamisviestintään ja kumppanuuksien rakentamiseen esimerkiksi organisaation johtoon?

Ota yhteyttä