Tryggt i distansarbete

I takt med att informations- och kommunikationstekniken utvecklas har möjligheterna att välja när och var man arbetar ökat. Datorer, mobilapparater och internet är vardag på arbetsplatserna inom nästan alla branscher. Den tekniska utvecklingen förändrar också hela tiden miljön där arbetstagarna är verksamma. För många är arbetet åtminstone delvis kunskapsarbete och inte längre alltid i samma utsträckning bundet vid tid, plats och närvaro som tidigare.

Bakgrund till, definition av och former för distansarbete

Med distansarbete avses flexibelt arbete som baserar sig på frivillighet, avtal och regler annanstans än i arbetsgivarens lokaler. Arbetet kan utföras på en eller flera platser och vara mycket varierande i fråga om längd och regelbundenhet.

Växelverkan och nätverkande kan stödas med hjälp av kommunikationsteknik. I webbmiljön förändras modellerna för växelverkan samt begreppen tid och plats. Informationssystem och digitala arbetsytor är plattformar med hjälp av vilka man kan stöda gruppers och individers arbete.

Arbetet kan utföras i en sådan miljö där det är effektivast och mest ändamålsenligt för arbetstagaren, arbetsgivaren och arbetet. Distansarbete utförs vanligen hemma, på en fritidsbostad, som ambulerande arbete på resor eller på ett distansarbetsställe som överenskommits med arbetsgivaren.

Allt arbete lämpar sig inte som distansarbete. Traditionellt arbete som utförs på en arbetsplats kan emellertid flexibelt kombineras med distansarbete, till exempel en distansarbetsdag hemma per vecka, ett projektarbete eller en arbetsfas, administrativa uppgifter och utnyttjande av restid.

Mängden distansarbete kan variera beroende på situationen från kortvarigt till heltid och från sporadiskt till regelbundet. Det väsentliga är att man söker flexibilitet på båda parters villkor, såväl arbetsgivarens som arbetstagarens.

I ramavtalet om distansarbete som ingåtts på EU-nivå samt i flera branschspecifika kollektivavtal behandlas villkoren och reglerna för distansarbete.

Förutsättningar för distansarbete

Förutsättningar för distansarbete är fungerande teknik, säkerställande av datasäkerhet samt förtroende mellan arbetsgivaren och arbetstagaren. Distansarbetsmiljön ska vara sund, trygg, lugn och lämplig för arbetet.

Distansarbete leds ofta delvis digitalt, eftersom mötena ansikte mot ansikte med chefen är färre. I ledarens roll betonas skapande och upprätthållande av förtroende, skapande av regler i samarbete, uppställande av mål samt uppföljning av hur målen uppnås. Dessutom behövs metoder för att följa belastningen och arbetsklimatet samt beredskap att i tid ingripa i problem och avvikelser. Riskerna med distansarbete ska inkluderas i bedömningen av hälso- och säkerhetsriskerna i arbetet och man ska sköta om en god introduktion i arbetet.

För att säkerställa ett smidigt arbete, samarbete, gemenskap och utveckling av kunnande som är strategiskt för organisationen behövs regler, fungerande mötespraxis, gemensamma redskap och en aktiv användning av dem. Av distansarbetare förutsätts ansvarstagande, förmåga att arbeta självständigt samt avgränsning av arbete och fritid.

Förutsättningarna för distansarbete

Att leda distansarbete

God ledning behövs både i distansarbete och i närarbete. Ledarskap är att ge handledning, respons, uppmuntran och stöd. Det är vid behov också övervakning och ingripande. Avsikten är att få till stånd önskade resultat, med gemensamma krafter. För att förtroendet i arbetsgemenskapen ska bevaras, kompetensen utvecklas och resultat nås behövs interaktion också ansikte mot ansikte.

Ledningsbehoven varierar från individ till individ. Vissa behöver mer vägledning och uppmuntran eller övervakning och ingripande än andra. Distansarbete är inte heller den bästa lösningen för alla arbeten, situationer och arbetstagare. Distansarbete förutsätter förmåga att leda sig själv. Om denna förmåga inte finns, kan risken vara att man blandar arbete och fritid så att hälsan äventyras, privatlivet lider och inte heller arbetet fungerar. Det är dock inte förnuftigt att begränsa distansarbete i vid utsträckning på grund av att det inte passar alla eller alla situationer.

Chefen har till uppgift att följa resultaten av arbetet, arbetstiden och arbetstagarens belastning samt att möjliggöra utveckling av organisationens kompetens. Arbetsbelastningen ska följas upp och man måste reagera snabbt om det finns anledning till oro. I samarbete med företagshälsovården och arbetarskyddspersonalen kan man utveckla en modell för uppföljning av välbefinnandet i arbetet, där särdragen i distansarbete har beaktats.

Arbetsgivaren ska se till att arbetsförhållandena är sunda och trygga, oberoende av var och när arbetet utförs. En god chef skapar förutsättningar för ett framgångsrikt arbete och håller kontakt med arbetstagarna och för i god tid på tal om det uppstår bekymmer kring arbetsmiljön, arbetets resultat, motivationen eller krafterna.

Man ska hålla tät och effektiv kontakt och det är viktigt att hålla fast vid att närvara på arbetsplatsen under överenskomna dagar. För att säkerställa informationsutbytet, för växelverkan och för att främja gruppdynamiken behövs aktivitet både av chefen och av arbetstagarna. Det är nödvändigt att regelbundet utvärdera hur smidigt informationsutbytet är, särskilt när det görs mycket distansarbete. Det behövs introduktion i användningen av kommunikationsteknik och även vid distansarbete ska man se till att det finns hjälp att få. Också redskap och programvara ska vara fungerande.

Distansarbete ska utvärderas regelbundet och kritiskt. I välplanerat och genomfört distansarbete kan alla vinna. Arbetstagarna kan vid behov förutsättas närvara vissa dagar eller hålla tätare kontakt. Det är bra att aktivt berätta för chefen om sina prestationer och om bekymmer som gäller arbetet.

Fördelar och utmaningar med distansarbete

Utgångspunkten för distansarbete ska vara meningsfullt och produktivt arbete. Möjligheten till distansarbete förenar i bästa fall lämpligt med arbetsro och närvaro i arbetsgemenskapen. Även med tanke på trafik, boende och miljöskydd samt regionalpolitik är fördelarna med distansarbete uppenbara.

Distansarbete kan underlätta livshanteringen, men samtidigt kan gränsen mellan arbetstid och privatliv börja suddas ut. Det kan medföra skadlig belastning och skadliga konsekvenser för privatlivet. Andra utmaningar med distansarbete kan vara isolering och att utvecklingen av samhörigheten och smidigheten i arbetet äventyras.

Att avtala om distansarbete och god praxis

För att kunna börja arbeta på distans krävs avtal. Principer som gäller arbetsgemenskapen i vidare bemärkelse kommer man överens om i samarbete. I avtalet om distansarbete fastställs mellan chefen och arbetstagaren mängden distansarbete, tidtabellen, kostnaderna, avtalets längd, andra behövliga omständigheter samt verksamhetssätt som överenskommits gemensamt på arbetsplatsen. Likabehandlingen av arbetstagarna ska beaktas.

Man kan avtala om distansarbete som en del av arbetsavtalet, om arbetstagaren från början anställs för distansarbete. Alternativt kan man komma överens om distansarbete också senare under anställningsförhållandet. Det är frivilligt för både arbetsgivaren och arbetstagaren att övergå till distansarbete från arbetsgivarens lokaler. En distansarbetare har således inte ovillkorlig rätt att kräva att få arbeta på distans, och arbetsgivaren kan å andra sidan inte tvinga arbetstagaren till distansarbete. Det lönar sig att ingå ett skriftligt avtal om arrangemangen med distansarbete.

Arrangemangen med distansarbete kan också avtalas för viss tid eller för en minimitid efter vilken distansarbetet fortsätter tills vidare, om båda parterna så önskar. I synnerhet i fråga om längre distansarbetsarrangemang är det bra att komma överens om möjligheten att frångå avtalet, det vill säga att arrangemanget kan sägas upp ömsesidigt till exempel med iakttagande av en uppsägningstid på två månader. Anmälan om att distansarbetet avslutas innebär inte att själva arbetsavtalet sägs upp, endast att distansarbetsarrangemanget upphör.

När det gäller arbetsarrangemangen är det nödvändigt att särskilt komma överens om rapporteringsarrangemangen, hur man håller kontakt med arbetsplatsen och arbetstidsarrangemangen.

Distansarbete orsakar nästan alltid kostnader. Innan distansarbetet inleds måste man komma överens om hur kostnaderna ersätts. I allmänhet skaffar arbetsgivaren de anordningar och redskap som behövs i distansarbetet samt ansvarar för deras installation, service och tekniska stöd. Arbetstagaren och arbetsgivaren kan också komma överens om att arbetstagaren använder egna redskap, varvid man kommer överens om eventuella ersättningar som arbetsgivaren betalar. Kostnader för förbindelser kan vara avgifter för bredbandsanslutning och andra telefonkostnader.

Distansarbete kan förutsätta att man avtalar mer detaljerat om arbetsresor och ersättningen för dem. Utgångspunkten är att arbetsgivaren inte ersätter resekostnaderna mellan arbetsplatsen och hemmet.

Arbetsgivaren ansvarar för distansarbetarens hälsa och säkerhet i arbetet. Vissa bestämmelser i arbetarskyddslagen lämpar sig dock endast i begränsad utsträckning för hemförhållandena.

Innan distansarbetet inleds ska man fästa uppmärksamhet vid de särskilda faror och olägenheter för arbetarskyddet som distansarbetet medför samt vid arbetsförhållandena på distansarbetsplatsen. I distansarbete framhävs ofta arbetets psykiska belastningsfaktorer samt ergonomiska frågor.

Olycksfall i arbetet som inträffar vid distansarbete omfattas av den lagstadgade olycksfallsförsäkringen. Det kan emellertid ibland vara svårt att dra en gräns mellan arbete och fritid i arbete som utförs hemma, och det rekommenderas en frivillig försäkring för olycksfall på fritiden, som betalas av arbetsgivaren eller arbetstagaren själv.

Enligt ramavtalet om distansarbete svarar arbetsgivaren för datasäkerheten och kostnaderna för den. Arbetstagaren å sin sida ska följa arbetsgivarens anvisningar om datasäkerhet.

När man avtalar om distansarbete är det bra att definiera

• distansarbetsplatser och uppgifter och eventuella begränsningar för dem, till exempel på grund av datasäkerheten
• anmälningsförfarande för distansarbetsdagar
• inledande och avslutande av distansarbetet
• anmälningsförfarande vid sjukfrånvaro
• när distansarbete inte kan utföras
• nåbarhet
• rapporteringsskyldighet
• svarstid på kontakter
• arbetstidsuppföljning
• redskap, anskaffning och underhåll
• hälsa och säkerhet i arbetet, ergonomi
• dataskydd
• ersättning av kostnader

Så lyckas du i distansarbete

Om din arbetsplats ännu inte har en distansarbetspraxis eller om du inte omfattas av den, gör så här:

• Skriv upp dina viktigaste arbetsuppgifter på kontoret.
• Vilka uppgifter är sådana som inte kräver närvaro på kontoret, för vilka krävs det närvaro?
• Vilka problem eller utmaningar kan utförandet av arbetsuppgifterna som distansarbete innebära?
• Ta reda på vilka ansvar och regler som gäller för distansarbete i din arbetsorganisation.
• Ta upp möjligheten till distansarbete med din chef.
• Fundera på var du helst skulle arbeta och var du får inspiration?
• Ta reda på hurdan teknik och programvara och vilka hjälpmedel du behöver i distansarbete? Ta också reda på var du vid behov får tekniskt stöd.

När du arbetar på distans, gör så här:

• “Nu är det arbetstid!” Gör klart för personer i din distansomgivning, till exempel familjemedlemmar, att du behöver arbetsro när du börjar arbeta.
• Sköt om ergonomin. En god arbetsställning är a och o.
• Planera din arbetsdag inklusive pauser på förhand.
• Håll aktivt kontakt med kolleger, chefer och samarbetspartner.
• Utnyttja sociala medier och andra kanaler på ett mångsidigt sätt.
• Delta i möten och seminarier, träffa människor också ansikte mot ansikte.
• Kom ihåg att hålla pauser. Kroppen och hjärnan behöver rörelse!
• Byt miljö, arbeta emellanåt till exempel på ett café, ute i en park eller på ett bibliotek, om det passar ditt arbete.
• Bjud in en kollega att arbeta hos dig!

Hantering av hälsa och säkerhet i arbetet

Arbetsgivaren ansvarar för alla sina anställdas säkerhet och hälsa i arbetet, inklusive dem som utför distansarbete. Arbetsgivaren har en begränsad möjlighet att övervaka arbetsförhållandena eller följa arbetstiden och belastningen vid distansarbete, och därför är det bra att utveckla god samarbetspraxis för hanteringen av arbetssäkerheten.

Man måste behärska distansarbetets karaktär och särdrag för att kunna förbereda sig på eventuella faror och problem och skapa sunda, trygga förhållanden som stöder arbetet även för distansarbetare. Arbetarskyddslagen förutsätter att faror och olägenheter i arbetet identifieras och bedöms samt att både förebyggande och korrigerande åtgärder vidtas. Vid planeringen av bedömningen är det skäl att fundera över hur riskerna bedöms och vilka risker som betonas i distansarbetet.

Arbetarskyddscentralen har skapat en blankett som stöd för bedömningen av distansarbetets risker (pdf). Blanketten kan användas till exempel som stöd för diskussioner med chefen. Vid behov kan man ta hjälp av företagshälsovårdens eller arbetarskyddspersonalens expertis. Utifrån bedömningen kan man komma överens om de åtgärder som behövs för att säkerställa tryggt distansarbete.

En arbetshälsodagbok hjälper arbetstagaren att se de största bristerna i det egna arbetet och i arbetsmiljön samt i välbefinnandet. Regelbundna hälsokontroller för distansarbetare är till nytta.

Förebyggande av olycksfall och försäkringsskydd

Försäkringsskyddet enligt lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar gäller allt arbete som utförs i ett anställningsförhållande, även distansarbete. Försäkringsskyddet för distansarbete i hemmet är dock begränsat och bundet till arbetsuppgiften. Vid distansarbete ersätts som olycksfall i arbetet endast olycksfall som inträffar i samband med verksamhet som direkt hänför sig till det arbete som man avtalat att arbetstagarens utför på distans. Verksamheten ska ha en huvudsaklig och väsentlig koppling till arbetet. Olycksfall utanför arbetsutrymmet ersätts endast om verksamheten har ett orsakssamband med arbetet.

Olycksfall i samband med måltider eller andra pauser omfattas inte av försäkringsskyddet vid distansarbete. Om arbetstagaren emellanåt utför hemarbete vid sidan av arbetet, ersätts inte olycksfall i samband med dem som olycksfall i arbetet. Då är det inte fråga om ett olycksfall som inträffat i arbetet eller under förhållanden som beror på arbetet.

Försäkringsskyddet gäller inte ens för så kallade godtagbara avvikelser från den vanliga arbetsresan. Om man under distansarbetsdagen hemma halkar till exempel när man hämtar barn från dagvården, ersätts detta inte av arbetsolycksfallsförsäkringen. Motsvarande halkning skulle ersättas under vissa förutsättningar som olycksfall under arbetsresor, om arbetstagaren skulle ha varit på den vanliga arbetsresan hem från jobbet via daghemmet.

Arbetsgivaren kan om den så önskar stärka arbetstagarnas försäkringsskydd genom frivillig försäkring, till exempel genom en fritidsgruppsförsäkring enligt lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar. Den täcker personalens olycksfallsrisker på fritiden inklusive olycksfallsrisker i distansarbete som inte ingår i den lagstadgade olycksfallsförsäkringen.

Också genom egen personlig försäkring kan man stärka sitt försäkringsskydd. Det lönar sig för varje distansarbetare att utreda sitt eget försäkringsskydd, men framför allt att komma ihåg principerna för säkerheten: identifiera faran – gör om möjligt behövliga åtgärder för att avskaffa faran eller be om hjälp – agera först när säkerheten har säkerställts.

Exempel på olycksfall som inte ersätts vid distansarbete:

Den skadade halkade vid distansarbete ute under pausen, ramlade och bröt vänstra handleden.

Den skadades hand hamnade i kläm mellan tvättmaskinens lock när personen tömde tvätt ur maskinen under distansarbete hemma.

Den skadade snubblade och ramlade i trappan på barnens leksaker.

Exempel på olycksfall i arbetet som ersätts vid distansarbete:

Steg upp från arbetsbordet för att hämta ett brev från skrivaren och slog knäet mot bordshörnet.

På väg för att lägga arbetspapper på posten, halkade och vrickade vristen.

Den skadade flyttade bilen hemma på gården ur vägen för en kunds bil, halkade på gården.

Ergonomi

Distansarbete är vanligen i huvudsak bildskärmsarbete. Arbetarskyddslagen och statsrådets beslut om arbete vid bildskärm innehåller skyldigheter som gäller arbetsgivare i fråga om ergonomi och som om möjligt ska tillämpas även på distansarbete:

• Platserna för arbete vid bildskärm ska bedömas med tanke på hälsan och vid behov korrigeras.
• Arbetsmiljön, anordningarna och programvaran ska uppfylla minimikraven.
• Arbetet får inte vara alltför ensidigt eller pauser måste hållas.
• Man ska sköta om handledning och anvisningar.
• Synkontroller ska ordnas och vid behov ska särskilda terminalglasögon bekostas.

Arbetsställning sittande

Arbetsställning stående

Tips för ergonomi i distansarbete

• Försök ordna din arbetsplats hemma så att det finns en klar gräns mellan arbete och fritid.
• För regelbundet distansarbete är det bra att skapa en permanent arbetsplats där arbetsytan, skärmen och arbetsstolen är på lämplig höjd.
• Om det är möjligt, arbeta ibland stående. Om arbetsytan inte kan justeras, kan du skaffa en separat upphöjning för arbetsbordet. Även med en boktrave kan arbetshöjden justeras.
• Hjälpmedel kan vara till nytta när du arbetar på olika ställen eller ändrar arbetsställning, till exempel:
  • extra stöd eller kudde på stolen för att stöda ländryggen eller nacken
  • bärbar ställning och laptopstöd
  • separat tangentbord och mus
  • separat skärm
  • armbågsstöd
  • ergonomisk matta
  • aktiveringsbräda
  • balanskudde
• Ta upp utvecklingsbehov som gäller ergonomi med arbetsgivaren: kan du låna möbler eller hjälpmedel?

Det är möjligt att arbeta stående när du placerar en separat upphöjning ovanpå arbetsbordet. På bilden finns en för ändamålet gjord skiva som är lätt att montera och använda. Den kan ställas in på åtta olika höjder. En aktiveringsbräda ger dig mer rörelse under arbetsdagen.

Du får extra stöd för armarna genom att installera armbågsstöd på arbetsbordet.

En bärbar matta som är planerad för ett stående arbetsställe är avsedd att minska belastningen på ryggen och benen.

Om du läser en text eller arbetar på soffan, se till att nacken hålls rak. Använd kuddar som stöd.

Det lönar sig att göra pausgymnastik under arbetet. Skjut fram bröstkorgen, dra ihop skuldrorna samtidigt som du vrider tummarna utåt. Håll ställningen en stund. Kombinera rörelsen med inandning. Slappna av medan du andas ut och sänk armarna vid sidorna. Upprepa rörelsen några gånger.

Ett separat bärbart ryggstöd stöder vid behov korsryggen när man arbetar sittande.

Arbetar man på tåg och andra transportmedel ska man gärna fästa vikt vid en god sittställning. Undvik att arbeta med nacken framåtböjd. Ett ryggstöd eller en kudde kan vara till nytta.

Källor och mer information

Källor på finska:

Päivi Rauramo

Johtava asiantuntija

paivi.rauramo@ttk.fi

040 547 0908

Se profilen

Utgivare:

Arbetarskyddscentralen, servicegruppen

Innehåll:

Tari Aho, Timo Höykinpuro, Erika Kähärä, Tanja Lehtoranta, Riikka Sipilä, Päivi Rauramo

Utgivningsår:

2021

Branscher:

Privata servicesektorn

Former:

Digital publikation

Språk:

ruotsi